1С: Предприятие в вопросах и ответах Арсентьева Александра Евгеньевна
21. Трудовой договор
21. Трудовой договор
Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем, заключенное в устной или письменной форме. По трудовому договору работник обязуется выполнять определенную работу, а наниматель выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством РФ. Трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок и на время выполнения какой-либо конкретной работы.
В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), которые заключили трудовой договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
1) место работы (с указанием структурного подразделения);
2) дата начала работы;
3) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция права и обязанности работника;
4) права и обязанности работодателя;
5) характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
7) условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
8) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
Так же, возможно наличие в трудовом договоре дополнительных условий, предварительно оговоренных обеими сторонами.
Основанием для приема на работу являются:
1) трудовой договор;
2) приказ (распоряжение) руководителя организации о приеме на работу данного работника с указанием даты зачисления на работу.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Изначально подготавливается проект приказа (распоряжение) о приеме на работу. Он составляется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех вновь принятых на работу, кроме тех, которые назначены вышестоящим органом (например, генерального директора акционерного общества назначают учредители или иной уполномоченный орган). В тексте проекта приказа фактически указываются условия трудового договора. Проект приказа в некоторых случаях может быть направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для знакомства с условиями работы.
Заключение о возможности приема утверждается начальником (мастером) структурного подразделения. Должность, на которую нанимающийся может быть принят, его разряд или оклад, а так же продолжительность испытательного срока отображаются на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения).
На оборотной стороне приказа отображаются согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и многие другие отметки.
После того, как проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки, на его основании составляется и подписывается трудовой договор.
Далее работником отдела кадров заполняется личная карточка, делается отметку о зачислении на работу в трудовой книжке на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.
Оформление приема на работу в программе «1С: Зарплата и Кадры»
Для пользователей, которые для учета труда и расчета заработной платы применяют программу «1С: Зарплата и Кадры», при установке программы на компьютер или при внесении изменений в условия труда или оплаты нужно выполнить определенную вспомогательную работу.
После заполнения всех справочников приступим к отражению в программе факта приема физического лица на работу.
Физическое лицо может выступать по отношению к организации как работник (при заключении трудового договора) или как гражданин (при заключении гражданско-правового договора).
Для отражения приема физического лица на работу по трудовому договору в программе «1С: Зарплата и кадры» предназначен документ «Прием на работу » (меню «Документы» – пункт «Прием на работу» ). Реквизиты документа можно заполнить непосредственно в экранной форме или воспользоваться для заполнения Помощником приема на работу (меню «Документы» – пункт «Прочие кадровые приказы» – подпункт «Помощник приема на работу »). В первом случае пользователю необходимо понимать назначение реквизитов документа и порядок их заполнения. При использовании Помощника необходимая информация запрашивается в режиме диалога и по шагам. При этом Помощник подсказывает, какую информацию необходимо ввести в обязательном порядке при отражении приема на работу, а какие данные можно ввести позже.
В документ «Прием на работу» переносятся все согласованные в трудовом договоре условия, а также дополнительные сведения, необходимые для учета труда и расчета заработной платы.
Аналоги бумажных приказов о приеме на работу должны дублироваться в программе. В течение года всем кадровым документам единым нумератором присваивается очередной номер. Даты документов реквизит «от» должны совпадать с бумажной копией. В программе дата по умолчанию соответствует рабочей дате, то есть рабочему дню, в течение которого документ был зарегистрирован в программе (меню «Сервис» – пункт «Параметры» – Закладка «Общие»)
Реквизит «Сотрудник» представляет собой ссылку на элемент справочника «Сотрудники». В этой связи информацию о работнике, с которым работодатель вступает в трудовые отношения, сначала вносят в справочник «Сотрудники».
Во всех документах, относящихся к вновь принимаемому работнику (кроме внутренних совместителей) должен быть проставлен его табельный номер. В программе табельным номером является код элемента справочника «Сотрудники». Так же в справочнике хранится информация о физических лицах, с которыми организация заключает договора гражданско-правового характера.
Соответствие даты, указанной в трудовом договоре и даты приема на работу (поле «Принять с» ) обязательно. Если трудовой договор с работником подразумевает временную или сезонную работу и заключается на определенный срок, то заполнение реквизита «по» должно осуществляться в момент заключения договора, если же работник принят на постоянную работу, то реквизит оставляют незаполненным.
Если работа в данной организации является для работника основным местом работы, то устанавливают флажок «На основное место работы».
Подразделение, в которое работник принимается на работу, и должность выбирают соответственно из справочников «Подразделения» и «Должности».
При оформлении указывается ставка (полная (1.0), половина (0.5) и т.д.), на которую принимается работник.
Обязательным условием трудового договора является система оплаты. Выбирая в реквизите раздел «Система оплаты» мы определяем состав дополнительной информации, которую необходимо указать на закладке «Основное» экранной формы документа «Прием на работу».
График и характер работы, режим труда указываются на закладке «Прочее» документа «Прием на работу».
Организация может вступать как в трудовые отношения, регулируемые Трудовым кодексом Российской федерации, так и в отношения с физическими лицами, которые регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации.
Для регистрации в информационной базе гражданско-правового договора (который можно заключить, как с уже работающим в организации работником, так и с гражданином, который не состоит с организацией в трудовых отношениях), существует документ (меню «Документы» - пункт «Ввод начислений» – подпункт «Договора гражданско-правового характера»)
В случае, когда нам нужно занести сведения о физическом лице, с которым заключен договор гражданско-правового характера, в реквизит «Исполнитель», сначала, информация заносится в справочник «Сотрудники» , а после формируется ссылка на элемент этого справочника.
Гражданско-правовой договор заключается, как правило, на выполнение работы за определенный срок. Этот срок указывается в реквизитах «Срок выполнения работ с…» и «по..».
В документе предусмотрена возможность регистрации следующих типов договоров:
1) договор подряда, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг;
3) лицензионный договор.
Код дохода физического лица и код вычета определяют тип договора, если по данному виду дохода он предоставляется в соответствии с налоговым законодательством. В случае предоставления организацией при выполнении функций налогового агента налогового вычета, его сумма указывается на закладке «Налоги» экранной формы документа.
В гражданско-правовом договоре, как правило, указывается общая стоимость вознаграждения за весь объем выполненных работ, что отличает его от трудового договора. Порядок его отражения в экранной форме определяет значение реквизита «Порядок оплаты». При помесячной оплате указывают сумму, приходящуюся на каждый месяц, при разовой оплате по окончании договора – общую стоимость вознаграждения.
Предприниматель без образования юридического лица может выступать в качестве стороны договора гражданско-правового. В отличие от «обычных» граждан, налог с доходов которых удерживает и перечисляет в бюджет организация-работодатель (налоговый агент), предприниматели уплачивают налог с полученных доходов самостоятельно. Кроме того, выплаты этой категории граждан не облагаются единым социальным налогом. Поэтому, если гражданин представил свидетельство о регистрации в качестве предпринимателя без образования юридического лица, в котором определен вид работ, являющихся предметом договора, на закладке «Налоги» формы документа «Договор гражданско-правового характера» следует установить флажок «Договор с предпринимателем…».
Различные виды страхований (страхование от несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний) так же могут быть предусмотрены в гражданско-правовом договоре. Для отражения этого условия в документе устанавливают флажок «Уплачивать взносы на страхование от несчастных случаев на производстве». Ввод дополнительной информации о физических лицах
В документах, с данными о регистрации приказов о приеме на работу, или договоров гражданско-правового характера для различных расчетов и отчетов требуется дополнительная информация о физическом лице: дата рождения, стаж работы, страховой номер в Пенсионном фонде и т.д. Эту информацию можно ввести в экранных формах элемента справочника «Сотрудники»
Общая информация, которая характеризует физическое лицо как работника организации, находится на закладке «Сотрудник». Там же хранятся основные данные для расчета оплаты труда. Периодическими, за исключением реквизита «Аванс», являются все реквизиты. При просмотре информации система всегда выдает те значения, которые актуальны на рабочую дату. Такие данные, как адрес места жительства, место рождения, общий и непрерывный стаж можно увидеть на закладке «Кадры».
Признаки для расчета единого социального налога по данному физическому лицу установлены на закладке «Бухгалтерский и налоговый учет». В них отображается категория физического лица по классификатору Пенсионного фонда России, а так же необходимость взимания единого социального налога в федеральный бюджет, фонды обязательного медицинского страхования и Фонд обязательного страхования Российской Федерации.
В тех случаях, когда организация или ее обособленные подразделения расположены в районе Крайнего Севера или местности, приравненной к районам Крайнего Севера, то в реквизите «Территориальные условия» на закладке «Предприятие» обработки «Настройки конфигурации» указывают код РКС или МКС. В этом случае в экранной форме элемента справочника «Сотрудники» появляется дополнительная закладка «Северная надбавка», на которой указывают шкалу, по которой необходимо рассчитывать процентную надбавку, и стаж работы в районах, где такая надбавка в соответствии с действующим законодательством выплачивается. Для выбора процентной шкалы надбавку описывают в справочнике «Процентные надбавки за стаж». Здесь указывают ее наименование, вид и в подчиненном справочнике, открываемом по кнопке «Шкала» описывают ее размер в зависимости от стажа работы.
Список видов начислений и удержаний, которые используются (или использовались) при расчете оплаты труда, а так же период их действия и документ, которым они установлены, можно увидеть на закладке «Начисления и удержания». С помощью кнопки «Ввод данных» на закладке «Основное» экранной формы элемента справочника «Сотрудники» мы можем внести в личную карточку работника по форме № Т-2, любые кадровые данные.
Из книги Первые 100 дней молодого менеджера. Как выдержать испытательный срок автора Андреева НикаОчень срочный трудовой договор Трудовой договор на какой-то определенный срок может заключаться в ряде ситуаций, перечисленных в трудовом законодательстве. Среди них:замена временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место
Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна2.3.1. Трудовой договор С каждым гражданином, поступившим на работу на предприятие, необходимо заключить трудовой договор. Это обязательный документ, ни наличие коллективного договора, ни издание приказа о приеме на работу не являются основанием отказа от заключения
Из книги 1С: Предприятие в вопросах и ответах автора Арсентьева Александра Евгеньевна21. Трудовой договор Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем, заключенное в устной или письменной форме. По трудовому договору работник обязуется выполнять определенную работу, а наниматель выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия
Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна2.3. Трудовой договор – порядок заключения, существенные условия В соответствии со ст. 16 ТК РФ (а не как было раньше в соответствии со ст. 15) трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого между ними в
Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин ЮрийГлава 38 Трудовой договор Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым
Из книги Открываем косметический кабинет автора Савченко Мария АндреевнаПриложение 1 Трудовой договор ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № ___Место заключения Договора «___» _______ 20___г.ООО « наименование учреждения », в лице директора Иванова А. А., действующего на основании Устава, в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и гражданка РФ ФИО Работника, в
Из книги Секретарское дело автора Петрова Юлия Александровна4.4. Трудовой договор Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными
Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.Срочный трудовой договор (образец) Срочный трудовой договор № 07101 декабря 2005 г.Город СаратовОбщество с ограниченной ответственностью «Конфин», именуемое в дальнейшем «Общество», в лице Генерального директора Квардина Андрея Валерьевича, действовашего на основании
Из книги Заработная плата: начисления, выплаты, налоги автора Турсина Елена Анатольевна1.1. Трудовой договор Прежде, чем приступить к рассмотрению вопросов, связанных с сущностью, порядком заключения, оформления и расторжения трудового договора, необходимо определиться с некоторыми понятиями и терминами.Можно сказать, что трудовой договор в узком смысле
Из книги Образцы трудовых договоров автора Новиков Евгений АлександровичГлава 1 Трудовой договор
Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна1.3.1. Срочный трудовой договор Срочный трудовой договор – это трудовой договор с ограниченным сроком действия. Срочный договор заключается на срок не более 5 лет или на время выполнения определенной работы.Самая распространенная ошибка или, как правило, сознательное
Из книги Индивидуальный предприниматель [Регистрация, учет и отчетность, налогообложение] автора Анищенко Александр Владимирович2.2. Трудовой договор, заключенный на неопределенный срок 2.2.1. Работник принимается в порядке перевода Работник принимается в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями. В данном случае испытательный срок не устанавливается (рис.
Из книги автора2.3. Трудовой договор, заключенный на определенный срок Работник принимается на определенный срок для замены временно отсутствующего работника, за которым сохраняется рабочее место в соответствии с законодательством: период нахождения работника в отпуске по
Из книги автораГлава 4 Трудовой договор, заключаемый с совместителем Трудовым кодексом РФ предусматривается необходимость заключения трудового договора с совместителем, в котором необходимо укачать, что данная работа является совместительством.Согласно ст. 282 ТК РФ совместительство
Из книги автора12.3. Документ «Трудовой договор» Трудовые договоры оформляются по всем работникам организации. Документ «Трудовой договор» можно вызвать из пункта меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»).Документом регистрируются условия приема
Из книги автора6.1.1. Трудовой договор Согласно статье 67 ТК РФ, при найме работника предприниматель должен заключить с ним трудовой договор в письменной форме, который составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Заключение трудового договора допускается
Нанимая сотрудника на работу, работодатель зачастую не знает, какой оформить договор - трудовой или гражданско-правовой, например, договор подряда или оказания услуг. Чем трудовые договоры отличается от гражданских, что будет за подмену одного договора другим, а также об оформлении этих договоров в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0, читайте в материале экспертов 1С.
Что принципиально отличает трудовой договор от гражданско-правового? Во-первых, заключая трудовой договор, стороны руководствуются Трудовым кодексом РФ, который достаточно строго регламентирует отношения. Другое дело - Гражданский кодекс РФ, регулирующий договоры подряда, оказания услуг, авторского заказа и другие. Последний дает сторонам гораздо больше свободы выбора.
Второе отличие - права работника защищены Трудовым кодексом РФ, больше чем исполнителя Гражданским кодексом РФ - работодатель обязан обеспечить условия труда и выполнить все социальные гарантии. Кроме того стороны трудового договора находятся в отношениях субординации: начальник - подчиненный. В случае заключения гражданского договора, в отношения вступают два равных субъекта - заказчик и исполнитель, каждый из которых обязан выполнить лишь взятые на себя обязательства. Все признаки, отличающие трудовой от гражданского договора, собраны в таблице 1.
Таблица 1
Признаки трудового и гражданского договоров
|
Признаки договоров |
Трудовой договор |
Гражданский договор |
|
Предмет договора |
Регулярная деятельность работника. Работник должен работать по конкретной должности в соответствии со штатным расписанием, по определенной профессии, специальности и выполнять задания работодателя по мере их поступления (часть вторая ст. 57 ТК РФ) |
Работа представляет собой конкретное задание, к примеру, выполнение определенной работы, поручения, оказание. Результат работы подразумевается, но может быть не всегда |
|
Срок |
Как правило, договор носит бессрочный характер. Срочные договоры могут быть заключены в исключительных случаях, они перечислены в статьях 58 и 59 Трудового кодекса РФ |
Гражданско-правовой договор может быть заключен на любой срок |
|
Исполнитель |
Выполнять работу сотрудник обязан лично |
Исполнитель вправе привлечь к к выполнению работ, услуг третьих лиц (ст. 313, п. 1 ст. 706, ст. 780 ГК РФ) |
|
Оплата |
Зарплата выплачивается не реже чем дважды в месяц (часть шестая ст. 136 ТК РФ). Установлен минимальный порог оплаты труда - МРОТ за полный месяц работы и выполненную норму |
Исполнители получают вознаграждение в размере и в срок согласно договору |
|
Трудовой распорядок |
Работник должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, в том числе режим рабочего времени (часть вторая ст. 21 ТК РФ). Исключение - дистанционные работники (ст. 312.4 ТК РФ) |
Исполнители, как правило, сами определяют порядок исполнения взятых на себя обязательств обязанностей |
|
Материальное обеспечение труда |
Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей (часть вторая ст. 22 ТК РФ), выплачивать компенсацию за использование сотрудником в работе своего имущества (ст. 188 ТК РФ) и возмещать иные расходы, понесенные в интересах работодателя (ст. 164 ТК РФ) |
Исполнители выполняют задание по договору за свой счет, если иное не предусмотрено договором (п. 1 ст. 704, ст. 783 ГК РФ) |
|
Материальная ответственность сторон |
Работник несет полную материальную ответственность лишь в случаях, указанных в статье 243 ТК РФ |
Подрядчик несет ответственность за несохранность материала, оборудования, переданной для переработки (обработки) вещи, или иного имущества, предоставленных заказчиком (ст. 714 ГК РФ). По общему правилу, одна сторона обязаны в полном объеме возместить причиненные убытки другой стороне (ст. 393 ГК РФ) |
|
Дисциплинарная ответственность |
Виды дисциплинарных взысканий, которые работодатель вправе применить к работку, перечислены в статье 192 ТК РФ |
Исполнитель и заказчик по гражданскому договору вправе закрепить в договоре взаимные санкции (штрафы, пени) за неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных условий договора (ст. 330 ГК РФ) |
|
Уплата взносов |
Работодатель ежемесячно отчисляет страховые взносы за сотрудника в ПФР, ФОМС и ФСС, в том числе на «травзатизм» |
Заказчик обязан начислить взносы в ПФР и ФОМС, по соглашению с сотрудником заказчик может платить взносы в ФСС на «травматизм» |
|
Оформление |
Прием, увольнение, другие кадровые события отражаются, как правило, в трудовой книжке |
Заказчик не оформляет подрядчику трудовые книжки |
|
Время отдыха и другие социальные гарантии |
Работник имеет право на ежегодный отпуск, выходные и т.д. Глава VII предоставляет работникам право на разного рода гарантии и компенсации |
Гарантии, установленные ТК РФ, на исполнителя не распространяются |
|
Служебные командировки |
Работодатель может направить сотрудника на обучение, в командировку, перевести на другую работу или в другую местность |
В договор может быть внесена запись о поездке исполнителя в другой город и порядке ее оплаты. Такая поездка не является командировкой |
Иногда стороны предпочитают заключить гражданский договор, вопреки тому, что на деле вступают в трудовые отношения. К примеру, работодатель хочет сэкономить на страховых взносах в ФСС, в т. ч. «на травматизм», а в планы работника не входит подчинение трудовой дисциплине. Но, подобное самовольство противоречит законодательству. Заключать гражданско-правовой договор, фактически регулирующий трудовые отношения, не позволяет статья 15 Трудового кодекса РФ. Гражданский договор допустим лишь в случаях, когда существующие между сторонами отношения действительно являются гражданско-правовыми. Гражданский договор, за которым фактически скрываются трудовые отношения, могут переквалифицировать в трудовой договор суд по заявлению работника или трудинспекция. А это чревато для работодателя штрафами по статье 5.27 Трудового кодекса РФ: от десяти до двадцати тысяч рублей на должностное лицо; на предпринимателя - от пяти до десяти тысяч рублей; на организацию - от пятидесяти до ста тысяч рублей.
Кстати, если у суда при рассмотрении подобного спора возникнут сомнения, то они будут толковаться в пользу наличия трудовых отношений. Причем гражданско-правовой договор, заключенный изначально, но впоследствии признанный трудовым, будет считаться таковым с первого дня работы по гражданско-правовому договору.
Оформление договоров в программе «1С:Зарплата и управление персоналом»
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» выбрать тип договора и оформить его можно в карточке сотрудника, то есть после ввода нового сотрудника в справочник Сотрудники (рис.1).
В карточке сотрудника можно на выбор:
- Принять на работу;
- Оформить договор;
- Оформить авторский договор.
Оформление трудового договора. Выбрав пункт Принять на работу Прием на работу (рис.2).
Одна из закладок документа Прием на работу -> Трудовой договор . Номер и дата трудового договора, а также условия приема на работу отражаются в печатной форме трудового договора, а также в поле Основание приказа о приеме .
Дата окончания указывается только в случае, если договор срочный. По общему правилу работодатель должен предложить сотруднику бессрочный договор. Заключить договор с определенным сроком согласно статье 58 ТК РФ можно, имея для этого достаточные основания. Так, оформить срочный договор можно, если характер работы не позволяет заключить бессрочный договор. Кроме того, ситуации, когда стороны могут установить срок окончания договора, перечислены в статье 59 ТК РФ. К примеру, ограничить срок договора можно с сотрудником, если он замещает отсутствующего человека.
Имейте в виду, если срочный трудовой договор заключен без достаточных на то оснований, суд может признать его бессрочным!
При заключении срочного трудового договора следует выбрать из списка Основание трудового договора .
Прекращается срочный договор с истечением срока его действия. Руководство обязано предупредить сотрудника об этом факте в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Если это требование не выполнено и сотрудник фактически продолжает работать, условие о сроке утрачивает силу и договор считается заключенным на неопределенный срок.
Поэтому дата, по которую с сотрудником заключен договор, в отличие от даты приема, не используется в расчетах, а применяется в печатных формах и при учете права сотрудника на отпуск. Факт прекращения трудового договора необходимо зарегистрировать документом Увольнение .
Используя внесенные в программу реквизиты, можно получить стандартные печатные формы: Трудовой договор и Трудовой договор при дистанционной работе . Используя настройки, пользователь может создавать печатные формы, учитывающие особенности предприятия. К примеру, можно ввести поля для согласования договора или отметки о прохождении инструктажа по охране труда.
Перейти к Приему на работу и заполнению Трудового договора можно не только из карточки сотрудника, но и создав документ Прием на работу в меню Кадры-Приемы, увольнения переводы .
Оформление договора подряда. Выбрав пункт Оформить договор , пользователь переходит к созданию документа Договор (работы, услуги) - рис. 3.
Суммы вознаграждений по гражданским договорам облагаются страховыми взносами в фонды ПФР, ФОМС и не облагаются взносами в ФСС, за исключением взносов от несчастных случаев и профзаболеваний. Последние уплачиваются, если это прямо указано в договоре с работником.
При заключении гражданского договора в программе указывается общая сумма вознаграждения и выбирается способ оплаты:
- Однократно в конце срока;
- По актам выполненных работ;
- В конце срока с ежемесячными авансовыми платежами.
В договоре можно сразу указать счет затрат и подразделение, к которому относятся затраты на оплату работ по договору. Если выбран способ Однократно в конце срока , то в документе нужно указать и Сумму вознаграждения и Сумму вычета . При расчете зарплаты за месяц, в котором заканчивается срок действия договора, на закладке Договоры автоматически будет начислена полная сумма оплаты по договору. На закладке НДФЛ автоматически будет исчислен налог с учетом вычета, а на закладке Взносы - страховые взносы в фонды .
Если выбран пункт По актам выполненных работ , то на основании договора пользователь создает . Всякий раз, когда нужно оплатить очередной этап работы по договору в программе нужно зарегистрировать Акт приемки выполненных работ (рис. 4).
В этом документе указывается Сумма по акту , Сумма вычета по коду 403 и Дата выплаты . Акт приемки выполненных работ имеет две печатные формы: Акт приема-передачи выполненных работ (услуг) в полном объеме и при поэтапном закрытии .
При расчете зарплаты оплата по договорам, НДФЛ и взносы будут начисляться в тех месяцах, когда введены Акты приемки .
Если выбран пункт В конце срока с ежемесячными авансовыми платежами , то в договоре становится доступен реквизит Размер платежа .
Если при вводе информации о договоре уже известны суммы документально подтверждаемых расходов, применяемых в качестве налоговых вычетов (к примеру, стоимость проезда к месту выполнения работ), то их можно сразу указать в договоре.
Но можно и ежемесячно при формировании документа Начисление заработной платы вносить сумму вычета в одноименное поле.
НДФЛ и страховые взносы рассчитывается ежемесячно в этом же документе.
Поведение этого документа в программе аналогично документу Договор подряда . Отличие состоит в кодах дохода для НДФЛ, кодах вычетов, и видах дохода для учета страховых взносов.
8.3 возьмем демонстрационную конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1 (далее ЗУП), которая входит в комплект поставки. В ней уже заведены четыре пользователя: «Генеральный директор», «Начальник отдела кадров», «Начальник расчетного отдела» и «Системный программист». Я специально подчеркнул наличие нескольких ролей, так как у каждой из них имеется свой интерфейс «Начальной страницы».
Часто бывает, что в небольших организациях учет кадров и расчет зарплаты ведет один человек и ему необходим доступ ко всем разделам учета. В этом случае нужно обратиться к специалисту с правами администратора, чтобы он завел пользователя с полными правами.
Так как прием на работу сотрудника осуществляет отдел кадров, зайдем в систему 1С ЗУП под пользователем «Начальник отдела кадров». Попадаем на начальную страницу:
Как видим, в системе уже занесены некие данные. Не обращаем на них внимания и нажимаем на ссылку «Новый сотрудник»:
В программе можно вести учет по нескольким организациям, поэтому в поле «Организация» обязательно нужно указать, куда принимается новый сотрудник (даже если организация одна).
Поле «ФИО» заполняется одной строкой. Программа сама разложит эту строку на три слова (соответственно Фамилия, Имя, Отчество). Даже если в «ФИО» больше трех слов, все равно заполняем одной строкой.
Важно! Программа разбивает «ФИО» по пробелам, поэтому двойные фамилии нужно писать строго целиком, иначе получится вот что:
Редактирование «ФИО» необходимо производить только в поле «ФИО». Рядом стоящая ссылка «Изменить» используется при реальных изменениях в «ФИО», и эти изменения попадают в «Историю изменения ФИО».
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.
После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.
Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».
Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».
Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3
Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.
Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.
Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.
Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!
Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.
При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.
Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».
Заходим в справочник «Физические лица»:
Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.
При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.
Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.
Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».
Оформление на работу нового сотрудника в 1С ЗУП
Чтобы создать документ «Прием на работу», щелкаем правой кнопкой мышки на строку с работником и выбираем «Оформить прием на работу»:
Откроется окно создания нового документа 1С:
На первой закладке обязательно должны быть заполнены поля «Подразделение», «Должность», «График работы». Без их заполнения документ не проведется.
Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе вы будете сталкиваться с частыми ошибками в документах и отчетах, например при . Многие отчеты из данной программы сдаются в контролирующие органы и ошибки здесь неуместны.
В этой пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим процесс приему на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП редакция 3.1.
В данном примере мы используем демонстрационную версию программы и выполняем все действия под учетной записью начальника отдела работы с персоналом. В зависимости от доступных пользователю прав, данный функционал может иметь другое место расположения или вообще быть недоступен.
Перейдем на начальную страницу и нажмем на гиперссылку «Новый сотрудник».
В открывшейся карточке справочника выберите организацию.
Помните, что в программе существует алгоритм разбивки данного поля на отдельные реквизиты: фамилию, имя и отчество. Он отделяет их друг от друга по пробелам. В случае двойной фамилии, ее необходимо указывать через тире без пробелов.
Справа от поля полного имени есть три гиперссылки:
Личные данные, сведения об образовании, семье, трудовой деятельности, страховании заполняются по соответствующим гиперссылкам вверху формы. При необходимости, вы так же можете прикрепить к карточке сотрудника файл, например, с его фото или скан — копиями документов.
Когда вы укажете все необходимые данные, нажмите «Записать и закрыть».
Справочник «Физические лица»
После создания сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП автоматически создался новое физическое лицо. Этот справочник находится в разделе «Кадры».
Физическое лицо и сотрудник – это разные вещи. Физическое лицо может не являться сотрудником.
Для одного элемента справочника физических лиц возможно существование нескольких сотрудников. Так заведено потому, что человек может работать в компании не только по основному месту работы. У него может быть несколько договоров, например, основной, совместительство и ГПХ.
Данный механизм реализован для того, чтобы в соответствии с законодательством НДФЛ считалось общее по всем местам работы для одного физического лица. Остальные же расчеты ведутся отдельно.
Например, в нашей организации работает сотрудник и это его основное место работы. Так же периодически ему переводятся денежные средства по договору ГПХ. НДФЛ должно начисляться общее (суммироваться по обоим договорам). Начисления же будут производиться отдельно. В программе будет одно физическое лицо и два сотрудника.
В связи с этим очень важно контролировать отсутствие дублей в справочнике физических лиц. В противном случае возможны нежелательные последствия с некорректностью расчетов и с налоговыми органами. К тому же, налоговые вычеты привязаны именно к физическому лицу.
Во избежание данных ситуаций при заполнении данных (например, ИНН) в карточке сотрудника, если программа найдет физическое лицо с такими же данными, она выдаст соответствующее сообщение.
При появлении дублей физических лиц обратитесь к администратору программы, чтобы он произвел объединение карточек с личными данными специальной обработкой.
Документ «Прием на работу»
Мы завели в программе нового сотрудника. Теперь переходим непосредственно к приему на работу сотрудника. Сделать это в 1С ЗУП 8.3 можно на начальной странице, в карточке сотрудника, либо через меню «Кадры».
В нашем примере мы будем принимать сотрудника из начальной страницы, так как там наглядно отображены те лица, которые не приняты на работу, что довольно удобно.
Для этого выделите созданного сотрудника в соответствующей таблице и нажмите правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Оформить прием на работу».
В открывшемся документе некоторые поля заполнились автоматически. При необходимости откорректируйте их, а так же укажите подразделение и должность.
Если вы заполняете , то оплата труда подставится из него. Перейдем на соответствующую вкладку. Все верно, начисление заполнилось из позиции штатного расписания. Эти данные можно откорректировать.
Если вы не ведете штатное расписание, вкладку «Оплата» необходимо заполнять вручную.
