Для подписания документации любого уровня, оформленной в электронном виде, сегодня активно задействуется цифровая подпись. Ее наличие позволяет зафиксировать подлинность изложенной в файле информации, а также принадлежность ЭЦП владельцу. Перед тем, как сделать электронную подпись, физическое лицо или субъект предпринимательской деятельности должен пройти несложную регистрацию на оф. сайте удостоверяющего цента, либо обратиться к его доверенному представителю.

Законодательное регулирование

Порядок генерации и применения виртуальных цифровых подписей регулирует ФЗ №63 от 06.04.2011, а также другие нормативно-правовые акты, в частности ГК (ст. 847, 434, 160) и НК РФ (ст. 169). Эти законы регламентируют, что такое ЭЦП, как она выглядит и в каких сферах может применяться. Также вопросы о применении и получении виртуальных цифровых подписей рассматриваются такими законодательными актами: ФЗ №149, 402, Приказ Минфина №50н от 25.04.2011г.

В качестве цифровой подписи следует воспринимать представленную на специальном носителе информацию в виртуальной форме. При получении ЭЦП удостоверяющим центром выдается сертификат ключа, которым подтверждается принадлежность подписи конкретному субъекту предпринимательской деятельности или физическому лицу. Цифровая подпись является аналогом обычной росписи и может задействоваться для заверения электронной документации любого уровня.

ЭЦП не является предметом и не имеет текстовый формат, поэтому содержащаяся в ней информация скрыта от человеческих глаз. Она выглядит как часть зашифрованного программного кода. Ее стоит расценивать в качестве реквизита электронного документа, которым будет заверяться его подлинность, а также фиксироваться неизменное состояние изложенных данных с момента подписания.

Виды подписей

Субъектами предпринимательской деятельности и могут задействоваться следующие виды ЭЦП:

1. Простые. Обычно такие подписи, приходящие в смс или емайл сообщениях в виде числовых или цифровых комбинаций, задействуются физическими лицами в процессе взаимодействия с различными инстанциями, ведомствами и прочими государственными структурами: больницами, банками, учебными учреждениями и т. д.
2. Усиленные неквалифицированные. Такие подписи используют субъекты предпринимательской деятельности и физические лица в процессе работы. Можно применять при посещении разных сайтов, например, «Госуслуги», и использовании предложенного интерфейса.
3. Усиленные квалифицированные. Предназначены для разных форм собственности. Их можно задействовать при участии в , при сдаче отчетности в контролирующие органы посредством интернета, для ведения значимого документооборота. Такие ЭЦП могут выдаваться только удостоверяющими центрами, прошедшими аккредитацию и имеющими в наличии подтверждающие данный факт сертификаты.

Внимание! Стопроцентную гарантию подлинности виртуального документа обеспечивает только усиленная квалифицированная ЭЦП. Ее юридическую силу признают не только субъекты предпринимательской деятельности, но и все контролирующие органы.

Где и как можно получить

Для генерации ЭЦП в соответствии Федеральным законодательством физ лица и предприниматели должны подать пакет документации в удостоверяющие центры. Также им придется до начала генерации цифровых подписей оплатить услуги УЦ, по полученным счетам. Процедура предусматривает следующую последовательность:

1. Лицо выбирает удостоверяющий центр. Полный список офисов УЦ можно найти на портале «Госуслуги» https://www.gosuslugi.ru/125557/1/info .
2. Если клиент не располагает временем, он может зайти на сайт удостоверяющего центра и подать заявку на оформление ЭЦП. В течение часа ему будет отправлен на почту счет на оплату профильных услуг центра. Также лицо может лично прийти в ближайший офис удостоверяющего центра и на месте заполнить заявку.
3. После оплаты счета клиент должен передать сотруднику УЦ пакет документов. Далее между сторонами подписывается договор.
4. Клиенту выдается на руки полный пакет: программное обеспечение, сертификат, документы, записанный на специальном носителе ЭЦП.

Сертификат проверки ключа будет содержать следующую информацию: ИНН, данные о собственнике ЭЦП, срок действия, сведения об удостоверяющем центре, в котором проводилось оформление. Цифровые подписи выдаются на год, после чего придется продлевать срок их действия или заказывать новые ЦП.

Сфера применения

ЭЦП могут задействоваться в следующих сферах бизнеса и жизни:

1. В процессе ведения электронного документооборота, в частности с физ. лицами.
2. При создании и отправке в контролирующие органы отчетности и корреспонденции.
3. Во время участия в электронных торгах.
4. При получении любых государственных услуг.
5. Во время участия в арбитражных процессах.
6. При проведении банковских операций.
7. Для взаимодействия с контрагентами на основании подписанных соглашений и т. д.

Преимущества ЭЦП

Благодаря принятию ФЗ №63 о правилах генерации и применения электронных цифровых подписей, гражданам и предпринимателям удается существенно упростить различные бизнес-процессы и житейские ситуации. К преимуществам задействования ЭЦП можно причислить следующее:

1. Удается упрощать не только внутренний, но и межкорпоративный, межведомственный и международный документооборот.
2. Гарантируется высокая степень конфиденциальности всех передаваемых через интернет данных.
3. Обеспечивается полнота и достоверность информации, присутствующей в электронных документах.
4. Упрощается процесс взаимодействия с контролирующими органами и внебюджетными фондами. Например, работникам компаний теперь не приходится простаивать в многочасовых очередях для сдачи отчетов, так как их они перенаправляют по интернету.
5. Удается сделать внутренний документооборот более эффективным и удобным.

В какие центры обращаться

Не так давно в средствах массовой информации был опубликован законопроект, которым предлагается закрыть все коммерческие удостоверяющие центры (их на сегодняшний день насчитывается более 400) и оставить только два государственных УЦ. За предоставленные услуги по генерации и субъекты предпринимательской деятельности должны будут платить государственную пошлину в фиксированном размере – 2500 руб. Внедрение законодательных инноваций планируют проводить в течение двух лет с момента принятия соответствующего ФЗ.

Но, пока реформы не вступили в законную силу, на территории Российской Федерации продолжают осуществлять профильную деятельность удостоверяющие центры, в которых можно получить ЭЦП как для универсального использования, так и для отдельных инстанций:

• для ГИС ГМП;
• для ИС Маркировка;
• для ФНС;
• для Росфинмониторинга;
• для ГИС ЖКХ;
• для ФИС ФРДО;
• для РАР;
• для ЕГАИС Алкоголь;
• для Росаккредитации;
• для ПИК ЕАСУЗ;
• для Мосэнергосбыт и т. д.

Правила задействования подписи

В Удостоверяющем центре каждому клиенту должны объяснить, как правильно установить сертификат ЭЦП на компьютер. Это можно сделать двумя способами.

Первый вариант «Установка личного сертификата»:

Второй вариант «Установка корневого сертификата УЦ»:

1. После запуска ПО «КриптоПроCSP» найдите раздел «сервис», кликните по кнопке «просмотр сертификата в контейнере».
2. Нажмите клавишу «обзор», выберете нужный сертификат — «ок».
3. В разделе «далее» нажмите «свойства», выберете в меню «установка сертификата».
4. Переключатель следует перевести в ячейку под названием «Автомат. Выбор хранилища на основе типа сертификата», после чего кликните по кнопке «далее» и «готово».

Внимание! Перед тем, как , вы должны установить полученное в УЦ ПО. После этого открывается нужный файл в ПК, выбирается в меню раздел «добавить эл. подпись «КриптоПро»». Из открывшегося списка выбирается нужная ЭЦП и нажимается кнопка «подписать». Если не было допущено ошибок, то перед пользователем появится окошко, с текстом об успешном подписании документа.

Какие могут быть программные ошибки при использовании ЭЦП и как их исправить

При работе с ЭЦП могут возникать следующие ошибки:

1. На виртуальной площадке не отображается сертификат, подтверждающий статус участника закупки. Причина ошибки может крыться в неправильных настройках браузера, некорректной настройке сертификата ключа ЭЦП, отсутствии корневого сертификата у УЦ. Для устранения ошибок следует изначально убедиться в правильности установок и соответствие полученного ПО с типом ОС. После этого в настройках браузера надо добавить адреса виртуальных площадок и элементы ActiveX. Далее осуществляется установка корневого сертификата.
2. Не получается подписать электронные документы. Причина ошибки может крыться в следующем: в соответствующий разъем вставлен носитель с другим ЭЦП, истек срок действия лицензии ПО «КриптоПро». Для устранения ошибки нужно в первую очередь проверить носитель информации и срок действия лицензии ПО.
3. В процессе выхода на виртуальную площадку система выдает ошибку. В большинстве случаев ошибка возникает по причине неправильной установки библиотеки Capicom. Для ее устранения нужно проверить в ПК наличие библиотеки, а также скопировать два системных файла в одну из папок Windows (при наличии 64-х разрядной системы) с расширением.dll.

Если отсутствует возможность самостоятельно все исправить, то следует обратиться к специалистам удостоверяющего центра, который обязан осуществлять консультативную поддержку клиентов.

Вконтакте

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

3.1. Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой электронный документ, тем видом электронной подписи, которым этот документ был подписан при создании, вне зависимости от того, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

Электронная подпись – это реквизит электронного документа, с помощью которого можно определить владельца, который владеет ЭЦП, а так же установить отсутствие искаженной информации в электронном виде.

Какие бывают виды электронной подписи

Подписание документов ЭЦП позволяет сдавать отчетности через интернет, обращаться по определенным вопросам к государственным органам, а так же вести документооборот в электронном виде и т.д. При соблюдении необходимых условий электронная подпись приравнивается в собственноручной подписи.

Электронную подпись можно разделить на два вида. По подробно каждый вид рассмотрим в виде таблицы:

ЭЦП можно получить в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязью РФ. Выдаваемый центром комплект включает в себя:

1. Сертификат ключа проверки ЭЦП - как правило, выдается на USB-носителе.
2. Дистрибутив софта «КриптоПро» с активированной лицензией для использования в течение срока действия ключа проверки ЭЦП.

Сертификат ключа подписи – это документ в электронном виде или документ на бумажном носителе, которые включают в себя ключ электронной подписи для подтверждения подлинности ЭП и идентификации владельца сертификата ключа подписи. Создание сертификатов ключей проверки, выдачей сертификатов, а также предоставлением иных услуг, связанных с использованием ЭП, относится к деятельности удостоверяющих центров.

Срок хранения электронного сертификата ключа подписи определяется договором между удостоверяющимся центром и владельцем сертификата ключа электронной подписи. Обычно этот срок составляет 12 месяцев в последствии его необходимо обновить.

Какие возможности электронной подписи

Электронная подпись для разных лиц предоставляет свои возможности. И так:

• Для физических лиц – ЭЦП позволяет удаленно взаимодействовать с государственными органами, учебными заведениями, медицинскими учреждениями, а так же с другими информационными системами через интернет;
• Для юридических лиц – ЭЦП позволяет участвовать в электронных торгах, а так же позволяет организовать юридически-значимый электронный документооборот (ЭДО) и сдачу электронной отчетности в контролирующие органы власти.

Возможности, которые предоставляет ЭЦП пользователям, сделали ее важной составляющей повседневной жизни и рядовых граждан, и представителей компаний.

Как пользоваться электронной подписью

В современном мире электронный документооборот приобретает все больше и больше популярности и внедряется в различных областях. Самая популярная сфера это являются контролирующие органы, так как многие компании с помощью электронной подписи сдают свои отчеты и ведут переписку с контролирующими органами так же в электронном виде, где всегда требуется электронная подпись.

Как поставить электронную подпись на документы? Этот вопрос волнует многих. Ответ на данный вопрос будет зависеть от различных технических нюансов. В частности, это зависит от типа электронного документа – можно ли встроить подпись внутрь самого документа? Плюс в разных веб-сервисах и приложениях есть свои особенности работы с подписью.

Большинство людей очень часто пользуются в своей повседневной жизни простой электронной подписью, даже этого и не замечая этого и не задумываются, как подписать файл ЭЦП. На самом деле это обычный код, с помощью которого происходит подтверждение той или иной операции. Например, заходя в онлайн-кабинет или в приложение банка, пользователь вводит свои данные, затем ему на телефон приходит смс с уникальным кодом, которым он должен подтвердить свою причастность к действию. Подобные системы аутентификации позволяют обезопасить личные данные, финансы, являются простым и доступным способом защиты.

А как же подписать документ электронной подписью при работе с веб-сервисом? Работа с электронной подписью на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Функциональность, интерфейсы, какие-то технические нюансы могут быть разными, но суть (как поставить электронную подпись) обычно похожа – пользователь формирует или загружает готовый к отправке документ (например, налоговую декларацию), затем подписывает его электронной подписью. Сам процесс подписания документов электронной подписью проходит незаметно для владельца ЭЦП, так как после завершения с работы с документом пользователю нужно просто подтвердить готовность документа и завершить его подписью.

Как выглядит электронная подпись на документе

Практически каждый пользователь желает проверить тот или иной документ, который подписан электронной подписью на подлинность. И возникает сразу вопрос: как выглядит электронная подпись?

При распечатке электронного документа, заверенного ЭЦП, электронная подпись на бумажном носителе не обнаруживается, поскольку фактически ЭЦП - действие по криптографическому шифрованию информации, которое позволяет однозначно идентифицировать подписанта.

На электронном документе ЭЦП может выглядеть по-разному, поскольку для каждого вида информации предусмотрен свой способ защиты. Это может быть:

• Набор цифр и букв, который обычному пользователю может показаться случайным. Однако на самом деле такой код обозначает ключ, указанный в проверочном сертификате.
• Графическая картинка. В электронном виде выглядит как обычный штамп, содержащий подпись ответственного лица и печать предприятия. Подписывающее лицо также может создать стикер с сообщением или заданием получателю, который выводится на экран. Таким функционалом обладает относительно недорогой софт «КАРМА», разработанный российскими программистами.
• Невидимая ЭЦП, которая считается самым надежным способом защиты подписываемой информации. Незнающий человек попросту не сможет выявить ее наличие, а значит, и подделать ее будет крайне затруднительно. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не определяется, а ЭЦП генерируется как метаданные. Узнать о том, что документ заверен ЭЦП, можно по специальному значку, который появляется в окне «Состояние» в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.

Сертификат ключа проверки представляет из себя электронный документ (либо документ на бумаге), который подтверждает, что ключ подписи принадлежит владельцу сертификата, а не стороннему лицу. При его генерации данные о владельце сохраняются, и полученный файл носит наименование сертификата ключа подписи. Этот документ включает открытый ключ и данные о владельце, а также данные об организации(удостоверяющий центр), выдавшей ключ.

Иными словами, сертификат ключа является своеобразным электронным паспортом каждого участника документооборота.

Он дает возможность точно идентифицировать пользователя. Важно понимать, что обмен электронными документами возможен при наличии у участников действительных сертификатов.

Какая информация в нем содержится?

Перечень полей, которые могут быть в сертификате, определяется действующими стандартами и законодательством. Обычно сертификат содержит следующие поля:

• Уникальный регистрационный номер сертификата.
• Даты и время начала/окончания срока действия сертификата ЭЦС.
• Фамилия, имя и отчество владельца сертификата.
• Название ключа подписи.
• Псевдоним владельца.
• Реквизиты и наименование ЦС.
• Информацию об использования подписи.
• Наименование криптографического алгоритма.
• Иная информация для проверки сертификата, предусмотренная законодательством.

Как распечатать сертификат ЭЦП?

Многие задают вопрос - как распечатать ЭЦП на бумаге, поскольку не имеют представления как распечатать сертификат ключа электронной подписи. Для того, чтобы провести печать бланка сертификата, необходимо открыть карточку налогоплательщика (находится в меню Контрагенты - Налогоплательщики. Далее, выберите вашу компанию) и перейдите на вкладку «Ответственные лица».

Как распечатать документ с ЭЦП? У ответственного лица, на которого был выдан сертификат, нажимаем «Напечатать бланк». Таким образом, вопрос: «как распечатать сертификат электронной подписи?» становится более не актуальным.

При нажатии кнопки «Вперед» произойдет распечатка. На этом, создание ключей ЭЦП клиента и регистрация в банке открытого ключа ЭЦП завершены. Для полной и окончательной регистрации пары ключей ЭЦП клиент должен приехать в банк с Сертификатом нового ключа.

На завершающем этапе, для перехода необходимо нажать «Выход». На этом регистрация ключей ЭЦП физического лица завершена.

Прогресс не стоит на месте. С каждым годом в сфере бизнеса появляются новые технологии. С их помощью удается ускорить и значительно упростить документооборот. Совсем недавно для подписания бумаг стали использовать электронную подпись. Даже в судебной практике она полностью по своим правам соответствует бумажному аналогу. Многим пользователям интересно, как выглядит электронная подпись на документе?

ЭЦП используется не только для заверения.

Благодаря ей удается предотвратить факты мошенничества и подделки. Документы имеют полную юридическую силу, поэтому могут использоваться для подтверждения своей правоты в судебной практике. Однако для этого необходимо точно знать, как выглядит ЭЦП и ее виды.

Для защиты источника используется два варианта заверения. От них напрямую зависит, как выглядит ЭЦП на документе. Допускается использовать простую и усиленную подпись. Последний вариант реквизита также может быть квалифицированным и неквалифицированным.

Выбрать подпись

Узнать, как выглядит документ, подписанный электронной подписью, интересно многим современным людям. Благодаря ей удастся установить подлинность электронного варианта бумаги. В первую очередь следует отметить, что при распечатке документа на нем не будут видны никакие изменения. По факту ЭЦП – это сочетание криптографических шифров, которые используются для идентификации автора. К вопросу, как выглядит электронная цифровая подпись, необходимо подходить серьезно. Ее хоть и невозможно подделать, но ошибки и мошеннические манипуляции могут возникнуть в любой момент.

На электронной форме могут отображаться многие данные. Однако для надежной защиты необходимо заранее узнать, как выглядит электронно-цифровая подпись на документе:

• Строка с цифрами, которые на первый взгляд не поддаются логике. Чаще всего это и есть ответ на вопрос, как выглядит цифровая подпись. Дополнительные сведения можно найти при детальном изучении сертификата.
• Немаловажное значение имеют сведения о том, как выглядит сертификат электронной подписи.

  Ведь на основании этой бумаги и происходит подтверждение подлинности. ЭЦП может также иметь вид графической картинки. Если его перенести в электронную версию, то получится штамп или печать предприятия. Его могут ставить только доверенные лица, которые выбираются в организации. Мы уже знаем, как выглядит документ, подписанный ЭЦП. Однако есть и дополнительная возможность у подписывающего лица – оставить стикер или пометку. Они всегда будут выводиться на экран в первую очередь. Для получения полного доступа к дополнительным функциям придется купить программное обеспечение. Оно было специально разработано для выполнения данных задач отечественными программистами.

• Для создания полной картины следует также ответить на вопрос: как выглядит квалифицированная электронная подпись? Она не видима на документе, но при этом дает ему необходимый уровень защиты. К примеру, если человек не знает о ее наличии на бумаге, то и не будет стараться сделать все для ее подделывания. Этот вариант идеально подходит для защиты всех данных, которые созданы с помощью приложения MS Office. Они будут передаваться по сети с пометкой мета, которая генерируется посредством специального приложения. Как выглядит простая электронная подпись в таком случае мы уже сказали. Документ можно узнать по специальному значку. Он всегда находится в нижней части монитора. Дальнейшее редактирование таких документов невозможно.

Настало время выходить за рамки привычного делопроизводства и узнать, как выглядит цифровая подпись для сообщения или документа.

Как выглядит электронная подпись на документе

Это — идеальный вариант, который специально создан для защиты данных в Интернете. Благодаря подписи дополнительно удается сэкономить много времени и денежных средств. Сертификат можно быстро оформить в Удостоверяющем центре. В него в любой момент могут обратиться юридические и физические лица.

Для визуальной проверки необходимо выяснить заранее, как выглядит усиленная электронная подпись. Она может включать в свой состав также печать предприятия. Проверка осуществляется посредством специального программного модуля. Ключ позволяет контрагентам обмениваться информацией через засекреченный канал. Такой же вариант выбирается для контролирующих ведомств.

ЭЦП – уникальная возможность быстрой организации документооборота. Она необходима для оплаты большинства государственных услуг через Интернет. Подпись в обязательном порядке должна быть в случае желания участвовать в торгах. Юридические лица получают ее с целью удаленного предоставления всех необходимых деклараций в контролирующие органы. Именно такое требование выставлено в Федеральных законах.

23.07.2015

Электронная подпись представляет собой флеш-накопитель (обычную флешку) или рутокен.

Выглядеть эта флешка может как угодно - регламентированных требований к ее внешнему виду нет. А вот РуТокен, внешне похожий на флешку, обычно красного цвета с гравировкой «РУТОКЕН» на одной из поверхностей. Между ними есть существенная разница - электронные ключи на рутокене обладают более высокой степенью защиты по сравнению с ЭП на флешке. Подробнее о технологии читайте на официальном сайте www.rutoken.ru.

Так выглядит носитель с электронной подписью, оформленный нашей компанией:

Как электронная подпись выглядит на документе - фото

Существует много видов электронных подписей, которые действуют в своей определенной области. И не все они имеют осязаемое выражение на документе. Нужно понимать, что смысл электронно-цифровой подписи заключается в обмене открытых и приватных цифровых ключей между отправителем и реципиентом.

Комбинация цифр и символов - ключ-шифр, который может помещаться на электронный документ. Содержится в сертификате к этому ключу.

Электронная подпись: появление, развитие, применение и преимущества

1. Графическое изображение - выглядит, например, как печать организации. В распечатанном виде ничем не отличается от обыкновенного штампа.

   Невидимая защита - сложные математические вычисления на основе криптографических методов. При помощи специальных программ и токенов ее наличие может определить только тот, кому документ предназначен.

Максимум на электронном документе может стоять отметка о том, что он заверен электронной подписью. Например, как на этом фото:

Заказать оформление электронно-цифровой подписи для госторгов в Санкт-Петербурге, Великом Новгороде и Пскове можно в нашей компании. По всем вопросам звоните нам по номерам в Вашем регионе или отправьте письмо на наш электронный адрес [email protected] . Мы ответим в течение нескольких часов!

Возврат к списку

Как сделать электронную печать

В современных условиях бумажный документооборот все чаще заменяется электронным. Электронный документ создается и хранится в компьютере. Если обмен информацией на бумажных носителях может занимать дни, недели и даже месяцы, то доставка электронного документа по назначению происходит в считанные секунды.

Что такое и для чего служит ЭЦП

При осуществлении электронного документооборота очень важно знать, что полученная информация является подлинной, а предоставлена она именно тем лицом, в чью компетенцию входит. Для этого используется ЭЦП – электронно – цифровая подпись, которая при электронном документообороте заменяет собственноручную печать и подпись.

ЭЦП является подтверждением того, что документ после его формирования владельцем электронной подписи не подвергался изменениям. Так же, ЭЦП позволяет точно определить личность отправителя. Электронная подпись не позволит автору отказаться от документа, так как возможность создания корректной подписи есть только у владельца специального закрытого ключа.

В России приняты три вида электронных подписей. Простая электронная подпись создается путем применения кодов и паролей. Она позволяет идентифицировать отправителя документа, но не сможет помочь определить, подвергался ли документ изменениям после создания подписи.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись – не только подтверждает авторство, но и отсутствие изменений в документе после ее создания. В отдельных случаях по соглашению сторон может быть аналогом собственноручной подписи и печати.

Наконец, полноценной заменой подписи и печати владельца является усиленная квалифицированная электронная подпись. С ее помощью можно заверять юридические документы и вести деловой оборот документацией. Такая подпись должна иметь сертификат специального аккредитованного Удостоверяющего цента.

Как получить ЭЦП

В процессе ведения деловой переписки и документооборота наверняка встанет вопрос, как сделать электронную печать . Для этого придется обратиться к помощи третьего лица, которое станет гарантом подлинности ЭЦП. Это аккредитованный Удостоверяющий центр.

На сайте Удостоверяющего центра необходимо заполнить заявку и выбрать наиболее удобный для получения ЭЦП офис организации. Оператор связывается с клиентом, чтобы уточнить информацию и согласовать дальнейшую процедуру получения ЭЦП.

По электронной почте придет анкета – заявление для выпуска сертификата и счет на оплату услуг центра. Необходимо точно заполнить анкету и собрать полный пакет всех требуемых документов, сканированные копии этих документов предварительно отправляют в Удостоверяющий центр.

Как выглядит электронная подпись

Это поможет осуществить процедуру получения ЭЦП с более сжатые сроки.

Далее необходимо прийти в центр с оригиналами документов и платежным поручением, заверенным банком для получения ЭЦП. Сам процесс создания ЭЦП включает в себя генерацию двух ключей, один из которых, открытый, виден всем участникам документооборота, второй – закрытый, известен лишь владельцу ЭЦП.

Оборудование, необходимое для работы с ЭЦП

Для того чтобы заверять документы с помощью ЭЦП необходим компьютер со специальной программой криптопровайдером. Купить такое программное обеспечение можно в Удостоверяющем центре. Далее к компьютеру подсоединяется ключевой носитель и можно начинать работать.

Если возникают сомнения или вопросы по поводу того, как сделать электронную печать, всегда есть возможность позвонить в Удостоверяющий центр и получить ответы на все вопросы.

Электронная цифровая подпись или ЭЦП – это способ преобразования криптографической информации для проверки подлинности электронных документов. Использование электронной цифровой подписи регулируется федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» с 2001 года.

По своим свойствам ЭЦП является абсолютно уникальным, защищенным от копирования реальным аналогом подписи конкретного лица .

Нормативно-правовая база Российской Федерации, регламентирующая применение ЭЦП, выделяет следующие их виды:

• простая;
• усиленная (квалифицированная и неквалифицированная).

Основным отличием между видами подписей является степень защищенности . Простая подпись предназначена для документов, не требующих печати, а усиленная используется для документов, которые в соответствие с законодательством должны быть заверены печатью.

Усиленная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной , которые отличаются между собой наличием сертификата , выданного аккредитованным Минкомсвязью России центром, и его отсутствием .

Особенности применения метода определения подлинности

В связи с тем, что на сегодняшний день практически перед каждой организацией стоит задача оптимизации бизнес процессов и используется электронный документооборот, область применения электронных подписей не ограничивается какой-то отраслью народного хозяйства или конкретным учреждением.

Цифровая подпись применяется:

• при сдаче отчетности в налоговую инспекцию и учреждения статистики;
• для сдачи отчетности по сотрудникам в ПФР и таможенных деклараций;
• для участия в электронных аукционах;
• при использовании специализированных программ осуществления электронных видов оплаты (Клиент-банк и т.д.).

Основным преимуществом такого способа является конфиденциальность и безопасность проводимой операции .

Как функционирует ЭЦП на практике?

1. Отправитель документов имеет в своем распоряжении особое программное обеспечение и ключ.
2. Благодаря механизму шифрования, данные документа преобразуются в набор символов.
3. Получатель информации имеет идентичное программное обеспечение и ключ дешифрования, который эту информацию распознает и делает доступной для чтения. Механизм дешифрования позволяет не только определить подлинность конкретного документа, но и узнать, вносились ли в него какие-либо изменения после подписания.
4. С точки зрения теории, взломать данную систему можно двумя способами: украсть ключ шифрования или попытаться такой ключ подобрать.

Можно ли обойтись без электронного документооборота?

Не каждый руководитель изъявит желание подписывать вручную все документы для поставщиков, налоговой инспекции и банка. Выходом из этой ситуации является переход на электронный документооборот . Да, это не бесплатно, но экономит самый важный ресурс каждого предпринимателя — время.

Выбор сертификата

Приняв решение использовать в своей деятельности электронную подпись, следует ответственно и обдуманно подойти к выбору сертификата.

В России сертификаты электронной цифровой подписи предоставляются специализированными аккредитованными удостоверяющими центрами. Полный список таких организаций можно увидеть на Едином портале ЭЦП в России iecp.ru .

Для того что получить электронную подпись, необходимо отправить заявление и копии документов в электронном виде в выбранный удостоверяющий центр . В среднем изготовление ЭЦП занимает до 5 рабочих дней. При получении непременно запросят оригиналы всех документов.

Стать обладателем электронной подписи могут как юридические , так и, соответственно, физические лица (а также индивидуальные предприниматели). Так как подпись является именной, то есть выдается для конкретного лица, получить ее может только фактический владелец при предъявлении паспорта, а также копии 2 и 3 его страниц и страницы с регистрацией.

В том случае, если сертификат получает представитель, необходимо предоставить оформленную у нотариуса доверенность.

За прошедшие пять лет существенно возросло количество межкорпоративных операций обмена электронными документами, которые являются юридически значимыми. Эта тенденция вполне закономерна, учитывая их экономическую выгоду.

К наиболее явным преимуществам электронного документооборота относят скорость обмена , что, впоследствии, увеличивает скорость движения оборотных средств организации, ускоряя ее бизнес процессы и повышая прибыль. Имеет место также сокращение издержек, а разумная экономия или, как сейчас принято говорить, «оптимизация» всегда актуальна.

Еще одним несомненным преимуществом является гарантия сдачи отчетности в срок . Ведь, как известно, за несвоевременную передачу документов в налоговую инспекцию для организаций предусмотрены пени и штрафы. Используя в своей деятельности электронный документооборот, компания гарантирует практически мгновенную передачу всех необходимых документов в контролирующие органы.

Особенности обмена

Обмен электронными документами может осуществляться как через оператора, так и без него. Однако следует заметить, что не каждый документ можно отправить контрагенту по электронной почте.

В соответствие с нормами законодательства Российской Федерации обмен электронными счетами-фактуры производится только с участием операторов.

Алгоритм перехода на электронный документооборот можно представить следующим образом:

1. Подключение к оператору.
2. Получение ЭЦП и сертификата.
3. Подключение к системе контрагентов.

Законодательство Российской Федерации обязывает российские организации заключать соглашение об электронном документообороте . Такое соглашение можно заключить либо в дополнение к основному договору с контрагентом, либо составить отдельный документ.

В первом случае обмен предусматривает только документы по конкретному договору, тогда как второй позволяет обмениваться абсолютно любой информацией. Составить данное соглашение можно как в электронном виде, так и в бумажном, применив для подписания данного документа ЭЦП.

Что нужно учесть работодателю при оснащении своих сотрудников ЭЦП?

Зачастую на практике руководитель передает уполномоченным сотрудникам своей организации право использовать ЭЦП для подписания документов . Эта ситуация может быть оформлена внутренним распоряжением директора и вполне законна.

Тем не менее, ответственность за подписание документа, а также в случае неправомерного использования электронной подписи недобросовестным работником будет возложена на непосредственного владельца, то есть на руководителя.

Что касается требований предъявляемых к электронному документу, они являются идентичными требованиям для документов на бумажных носителях.

На электронном документе должны присутствовать основные обязательные реквизиты :

• номер и дата документа;
• его наименование;
• наименование организаций-контрагентов;
• должности и подписи ответственных лиц.

Способы хранения информации

На протяжении 15 лет электронный документооборот внедряется в жизнь отечественных предпринимателей, и перед каждым из них стоит вопрос о наиболее удобном и безопасном способе хранения таких документов.

Самым главным отличием методов хранения электронных документов от документов на бумажных носителях является необходимость создания и внедрения технической инфраструктуры . Обеспечить хранение электронных документов на сегодняшний день можно тремя способами:

• локальный способ;
• «облачный способ;
• создание электронного архива.

Локальный способ хранения электронных документов предполагает наличие специальной папки на компьютере или локальной сети, если она имеется в компании. Для обеспечения конфиденциальности не будет лишним настроить доступ к этой папке конкретным пользователям. Основным минусом этого метода хранения является невозможность автоматически отслеживать сроки хранения документов.

«Облачное» хранение электронных документов является наиболее перспективным на сегодняшний день. Практически все организации осуществляют свой документооборот через операторов. В этом случае все документы хранятся в сервисе оператора, и для доступа к документам необходим лишь выход в интернет.

Оплата данной услуги зависит от выбранного оператора. Некоторые поставщики услуг включают стоимость хранения в абонентскую плату в виде бонуса своим клиентам.

Третий вариант, который представляет собой организацию системы электронного архивирования документов , является также достаточно удобным способом. В этом случае все электронные документы организации хранятся на серверах.

Первоначально такая система предназначалась для хранения внутренних документов компаний, однако теперь электронное архивирование документов доступно также для межкорпоративных документов. Создание такой системы обойдется компании недешево, поэтому переход на специальную систему электронного архивирования документов больше подходит для крупных организаций.

Использование в судебной практике

Судебная практика нарушений, связанных с использованием электронной цифровой подписи, показывает, что в большинстве случаев суд оставлял неудовлетворенными иски организаций, не обеспечивших на должном уровне безопасность проводимых операций с использованием цифровых подписей.

Несмотря на огромные суммы понесенного ущерба, исчисленные миллионами рублей, убытки организациям возместить было некому. В связи с этим, создание безопасных условий применения ЭЦП в каждой конкретной компании является приоритетным направлением технического развития и оснащения .

Сегодня к системе электронного документооборота подключаются даже самые небольшие организации на начальных этапах своего формирования. Это наглядно показывает, что «безбумажный документооборот» занял прочные позиции в России, несмотря на дороговизну и сложность внедрения.

Более подробно про установку ЭЦП можно узнать из данного видео.