О чем эта книга
Эта книга поможет вам повысить свою продуктивность, уменьшить стресс и наконец начать приходить домой вовремя! Ее четвертое издание содержит конкретные рекомендации о том, как правильно организовать свой рабочий процесс и стать более эффективными и результативными. Вы узнаете, как преодолеть привычку откладывать дела на потом, избавиться от ощущения перегруженности и начать испытывать удовольствие от работы.

Для кого эта книга
Эта книга для тех, кто твердо намерен установить баланс между рабочей и личной жизнью; эта книга поможет вам выполнять свою работу быстрее и эффективнее, высвобождая время для выполнения других обязанностей - отца или матери, супруга или супруги, друга.

Почему мы решили издать эту книгу
Более миллиона людей во всем мире делают свою работу и получают удовольствие от нее благодаря методике Керри Глисона, описанной в книге "Программа персональной эффективности". Нам хочется, чтобы вы тоже были в их числе. Узнайте, как правильно организовать рабочий процесс, пользоваться смартфонами и электронной почтой, проводить эффективные совещания, поддерживать контакты и находить время для того, чтобы заниматься тем, что вам хочется делать.

Фишка книги
В книге вы найдете конкретные советы по поводу того, как выработать новые, более эффективные привычки и постоянно совершенствовать личный стиль работы. Они были сформулированы на основе опыта сотен тысяч высокоэффективных людей, которые прошли обучение в компании PEP®WORLDWIDE почти за 30 лет ее существования.

От автора
Когда люди слышат слово "эффективность", первая мысль, которая, как правило, приходит им в голову, - о "выжимании крови из камня". Но я определяю эффективность по-другому. Под эффективностью я подразумеваю способность делать больше, но затрачивать при этом меньше усилий.

Большинство из нас никто никогда не учил тому, как работать. Люди учатся, получают профессиональное образование, приходят на работу - и вдруг обнаруживают, что оказались под лавиной бумаг и электронных писем. Как справляться с повседневными должностными обязанностями, как организовать свою работу - этому не учат нигде.

Самая распространенная ошибка, которую люди допускают при выполнении работы, - откладывают на потом дела, которые им не нравится делать.

Большинство из нас неосознанно склонны к этому. Откладывать на потом - это плохая привычка.

В вашем списке задач на следующую неделю должен быть предусмотрен и такой пункт, как контроль выполнения задач, порученных подчиненным, - это позволит вам гарантировать успешное завершение работы. Очень часто люди пользуются ежедневниками только для того, чтобы записывать в них время совещаний и деловых встреч. Вы же должны включить в свой ежедневник еще и напоминания, предельные сроки и промежуточные даты.

Об авторе
Керри Глисон
Керри Глисон - руководитель и основатель компании PEP®WORLDWIDE. В 1984 году им была создана программа повышения эффективности работы менеджеров высшего и среднего звена - РЕР®. Основная концепция РЕР® изложена Керри в его книге "Программа персональной эффективности", которая была переведена на 14 языков и разошлась по всей планете миллионным тиражом. Несколько сотен тысяч сотрудников компаний из рейтинга Fortune 500 прошли обучение в PEP®WORLDWIDE почти за 30 лет ее существования. Керри Глисон консультировал руководителей таких компаний, как Unilever, IBM и Ernst & Young. Сегодня представительства PEP®Worldwide International работают на всех континентах мира, более чем в 30 странах.

Эта книга принадлежит

Контакты владельца

Эту книгу хорошо дополняют:

Как привести дела в порядок

Дэвид Аллен

Тайм-драйв

Глеб Архангельский

Сила воли

Келли Макгонигал

Цельная жизнь

Лес Хьюитт, Джек Кэнфилд, Марк Виктор Хансен

Упрости себе жизнь

Эрин Доланд

Не набрасывайтесь на мармелад

Хоаким де Посада, Эллен Зингер

Personal Efficiency Program

How to Stop Feeling Overwhelmed and Win Back Control of Your Work

John Wiley & Sons

Керри Глисон

Работай меньше, успевай больше

Программа персональной эффективности

Перевод с английского Натальи Яцюк

Издательство «Манн, Иванов и Фербер» Москва, 2013

УДК 331.101.1 ББК 65.24

Глисон К.

Г54 Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности / Керри Глисон; пер. с англ. Натальи Яцюк. - М. : Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 352 с.

ISBN 978-5-91657-528-6

Более миллиона людей во всем мире делают свою работу чрезвычайно эффективно и получают удовольствие от нее благодаря этой книге Керри Глисона. Теперь наступил ваш черед. Узнайте, как правильно организовать рабочий процесс, пользоваться электронной почтой, а также как проводить эффективные совещания, поддерживать деловые контакты и находить время на самое важное.

УДК 331.101.1 ББК 65.24

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

Предисловие к российскому изданию

Каждый из нас начинает свой рабочий день в надежде многое успеть и вечером со спокойной душой уехать из офиса домой. Но на деле наша деятельность представляет собой постоянное переключение между срочными и очень срочными делами, между Skype и электронной почтой, телефоном и недочитанной статьей о положении дел на рынке. В итоге задачи накапливаются, кран в ванной протекает второй месяц (о чем регулярно напоминает супруга), а дети уже и не ждут, что на выходных вы отвезете их в дельфинарий.

Почему так происходит? Что нам мешает успевать выполнить запланированное, сразу отвечать на письма (а не вспоминать о них перед сном!) и выделять время для себя и своих родных?

Причина кроется в постоянно растущем темпе жизни и огромном потоке информации, который обрушивается на нас практически с момента пробуждения (кнопку Power на ноутбуке мы нажимаем раньше, чем идем чистить зубы). Такие современные, удобные и полезные средства коммуникации, как онлайн-мессенджеры, электронная почта и мобильная связь скорее отвлекают, чем помогают в решении вопросов. А социальные сети и прочие интернет-ресурсы незаметно, день за днем, превращаются в настоящих агрессоров, претендующих на все наше время.

Не важно, продает ваша фирма грузовики или консультационные услуги, не важно, вы - генеральный директор

10 Работай меньше, успевай больше

или менеджер по продажам, все работают с информацией. И алгоритм работы у всех одинаков: вы получаете информацию, обрабатываете ее, анализируете, преобразуете и отправляете дальше. И если еще не так давно «тот, кто владел информацией, - владел миром», то сегодня любой имеет доступ к одинаковому объему информации. Ее уже слишком много! И не владение информацией определяет успех, а умение выделять нужную, структурировать, обрабатывать и хранить ее. Одного таланта, образования и даже прилежания уже недостаточно для полноценного карьерного роста или развития собственного бизнеса. Именно эффективная деятельность (выполнение правильных дел правильным образом) становится ключом к преуспеванию в изменчивой бизнес-среде и личной жизни.

К сожалению, ни в школе, ни в университете нас не учат правильно работать с информацией, эффективно распоряжаться своим временем, расставлять приоритеты и планировать (как тактически, так и стратегически) свою профессиональную деятельность, да и жизнь в целом.

Есть ли выход из этого замкнутого круга? На ум сразу приходят многочисленные тренинги по управлению временем. Однако кардинально изменить ситуацию и повысить эффективность зачастую, увы, они не способны. Ведь задача наша намного сложнее, чем просто научиться заполнять календарь.

Эта книга - не учебник по тайм-менеджменту! Это своеобразная пошаговая инструкция ежедневной деятельности офисного сотрудника.

Делать больше за меньшее время, успевать выполнить все запланированные задачи и справляться с непредвиденными можно только подойдя к решению проблемы комплексно. Такой комплексный подход и предлагает данная книга. Программа персональной эффективности (Personal Efficiency Program, PEP® ) позволит вам не только доводить

____________________________________________

ГЛАВНАЯ МЫСЛЬ:

Главные идеи полезных книг

«Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности». Керри Глисон

Как избежать потери времени: упражнения и правила, которые работают

Большинству людей никогда не объясняли, как надо работать. Они учатся, получают образование, затем выходят на работу и в какой-то момент понимают, что оказались под гнетом бумаг, электронных писем и незавершенных дел. Почему это происходит? Одна из главных причин – привычка откладывать дела на потом. Одно дело кажется не срочным, другое – не важным, третье – слишком сложным, чтобы заняться им сейчас. Проходит рабочая неделя, и вы понимаете, что так и не выполнили отложенные дела. Многих эта мысль начинает мучить и угнетать. В итоге настроение портится, пропадает желание заниматься не только отложенными, но и новыми задачами. Нерешенные дела нарастают как снежный ком, возникает ощущение, что вы постоянно работаете и все равно ничего не успеваете. Как вырваться из круговорота?

«Сделайте это сразу же!»

Однажды автор книги пришел к своему клиенту – руководителю компании. Первое что сделал, взял с его стола лист, который там лежал и спросил: «Что это?» Руководитель ответил: «Ах, это документ, на который я должен отреагировать», после чего попытался отложить лист в сторону. «Подождите, почему вы его откладываете?». Руководитель начал приводить доводы, что у него сейчас нет на это времени. Но автор не сдавался: «Сделайте это сейчас же. Я посижу здесь и подожду». Клиент нехотя подчинился и разобрался с документом. Оказалось, на решение вопроса ушла всего минута! То есть руководитель больше думал о задаче, перекладывая документ с места на место, чем выполнял ее. К сожалению, откладывание дел на потом – любимая привычка человека. Главный принцип, которому предлагает следовать автор – «Сделайте это сразу же!»

Отложенные дела требуют в два раза больше времени. Весьма распространенная практика – сортировка бумаг по папкам: сделать сейчас, сделать позже и т.п. Некоторые проводят эту процедуру регулярно. Что же происходит? Когда вы смотрите бумаги в первый раз, то вам приходится в них вникать – читать для ознакомления, иначе не рассортировать. Некоторое время спустя, когда у вас находится время на решение задачи, вы опять изучаете документ, чтобы освежить в памяти. Хорошо, если на этот раз вы не отложите его в сторону. Иначе вам придется вникать в вопрос третий раз. Здесь и кроется главная причина потери времени – вы делаете два и более раз одну и ту же работу. Если сделать задачу сразу, то вы выполните ее только один раз и сэкономите 50% времени.

Отложенные дела тормозят ваше развитие. Когда у человека накапливается много нерешенных задач, то все мысли заняты именно ими. То есть взгляд человека сфокусирован на прошлом, а не на будущем. Если же нерешенных задач нет, то человеку проще сосредоточиться на текущих делах и думать о будущем. По мнению психологов, когда человек думает о будущем, отталкиваясь от настоящего момента, значит, он ментально здоров. Представьте, что вам надо пробежать дистанцию, на которой линия старта – настоящее, а финиш – будущее. Если вместо того, чтобы начать бег с настоящего, вы начнете с прошлого, то понадобится гораздо больше времени и сил, чтобы добраться до финиша.

Отложенные дела, особенно неприятные, сказываются на здоровье. Каждый человек попадает в ситуацию, когда ему надо выполнить не слишком приятную задачу или принять сложное решение. Откладывая такие дела на потом, многие мучаются и беспокоятся, поскольку понимают – рано или поздно придется ими заняться. Чтобы отвлечься от гнетущих мыслей, кто-то начинает есть с удвоенной силой, кто-то принимать успокоительные лекарства. Правда в том, что зачастую люди преувеличивают масштабы неприятных дел.

Автор книги советует «сражу же» решать неприятные дела. Так вы избавитесь от стресса и тревоги. У вас тут же появится вдохновение и силы на другие задачи. А чтобы не откладывать принятие сложных решений, воспользуйтесь таким советом. Представьте себе самые худшие последствия своего решения. Подумайте, сможете ли вы их принять. Скорее всего, да. Ведь вряд ли решение задачи угрожает вашему здоровью или жизни. Если вы сказали «да» – смело принимайте решение. Помните, время, которое вы тратите на принятие решения, не увеличивает вероятность того, что оно окажется правильным.

Как реализовать на практике принцип «Сделайте это сразу же!»

Допустим, вы пришли на работу и решили руководствоваться принципом – «Сделайте это сразу же!» Вдруг к вам зашел коллега и попросил помочь в каком-либо вопросе. Вы помогли и приступили к своим задачам, но тут подошел подчиненный и начал предлагать идеи, потом позвонил важный клиент, потом вновь зашел коллега. Конец дня: вы поняли, что не продвинулись ни на миллиметр к финишу. Одного вашего решения мало. Надо выполнить ряд дополнительных действий.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

сайт продолжает в рубрике "Бизнес-литература" рассказывать о самых, на наш взгляд, полезных книгах для развития собственного дела и саморазвития. Партнером рубрики является интернет-магазин деловой литературы Libro.kg .

Сегодня мы рассказываем о книге Керри Глисона "Работай меньше, успевай больше" (Программа персональной эффективности).

Керри Глисон - основатель компании PEP®WORLDWIDE. В 1984 году он создал программу повышения эффективности работы менеджеров высшего и среднего звена. "В его книге представлена методология выработки новых, более эффективных привычек. Она была сформулирована на основе опыта сотен тысяч высокоэффективных людей, которые прошли обучение в компании PEP®WORLDWIDE почти за 30 лет ее существования", - пишет о книге издательство "Манн, Иванов и Фербер".

Сами представители компании Керри Глисона считают, что его книга не относится к учебникам по тайм-менеджменту, а является пошаговой инструкцией ежедневной деятельности офисного сотрудника. Но, надо признать, следование основным принципам позволяет в конечном счете сэкономить несколько часов в день. Так что это близко к личному тайм-менеджменту.

Если вы одолеете быстро более 300 страниц этой книги, считайте, что вы себя уже немного дисциплинировали, а это первый шаг к персональной эффективности. Глисон - сразу видно, человек конкретный, поэтому книга у него получилась не попсовая. Приобретая книгу с таким заманчивым названием, я сначала рассчитывала, что она будет читаться очень легко, как Ричард Брэнсон или Брайан Трейси, например.

Книга - это на самом деле инструкция, но написанная небюрократическим языком. При этом отдельные главы читаются быстро, и после прочтения хочется сразу же навести порядок на рабочем месте. Другие части, на мой взгляд, несколько затянуты: мысль понятна после первых абзацев, но разжевана на несколько страниц.

Кому полезна эта книга?

Всем! Хотя бы несколько глав касаются каждого. И простого офисного работника, и руководителя, и фрилансера, и любого человека, у которого есть компьютер и электронная почта. И даже если их нет, некоторые принципы все равно важны каждому.

Не будем пересказывать все 12 глав, остановимся на основных принципах, которые Керри Глисон настойчиво пытается внедрить в мозг каждого читателя.

Сделай это сразу же!

Прям с того момента, как вы впервые столкнулись с этой фразой, можно начинать работать над собой, не оставляя дела на потом. Если к вам пришел документ, просмотрите его сразу. Если к вам пришло письмо, прочитайте и ответьте на него сразу или сразу же занесите в ежедневник, когда вы на него ответите. Если вы пользовались канцтоварами, то сразу же положите их на место. Это же касается и всех других вещей.

Сразу же поддерживайте порядок! Кстати, следование этому правилу полезно не только для офисных работников, для которых главным образом пишет автор, но и домохозяйкам. Планируйте сразу же, когда столкнулись с задачей, которую надо решить. Сразу же разбирайте электронную почту - выделяйте для нее определенное время несколько раз в день, не отвлекаясь каждый раз на появление нового письма.

Важно сделать принцип "сделай это сразу же" своей привычкой. Как это сделать? Как правильно разбирать почту, документы на своем столе, макулатуру в ящиках и шкафах? Как правильно пользоваться ежедневником или другим электронным аналогом? Представьте, даже для этого есть определенная инструкция в книге "Работай меньше, успевай больше", следование которой на самом деле упростит жизнь.

Интересно после прочтения каждой главы применять выстраданные тысячами менеджеров правила на практике. Я лично уже экономлю часа два в день, но это только начало!

Кайдзен - непрерывное совершенствование

Глисон пишет и о японской концепции управления кайдзен, которая распространилась по всему миру. С японского кайдзен переводится как "непрерывное совершенствование". Автор пишет о том, что каждое свое действие нужно постоянно улучшать: будь то организация рабочего пространства, или планирование своих дел, или работа с документами.

Более того, важно в своем рабочем еженедельном графике оставлять время, чтобы подумать, что же еще можно улучшить в работе. Вот это сложнее всего, но люди дисциплинированные по природе смогут взяться за это сразу же. К чему, собственно, и призывает создатель программы повышения эффективности.

Руководитель должен решать проблемы на месте

Есть у Глисона главы, полезные для руководителей. Например, автор рассказывает, почему топ-менеджер должен каждый день делать обход и уделять немного времени всем сотрудникам. Во-первых, он сможет понаблюдать за работой каждого и выяснить, на что люди тратят время, как повысить их эффективность. Во-вторых, доступ к телу Первого разрешает массу проблем: подчиненные могут обратиться с просьбой и быстро решить какие-то вопросы. Также общение с руководителем может работать лучше разных программ по тимбилдингу, следовательно, хорошо влияет на психологический климат в компании.

Руководителям рекомендуют на месте решать и возникающие проблемы. Если что-то случилось в каком-то подразделении, то лучше туда пойти и сразу все выяснить. Так топ-менеджер получит более полную информацию, чем на организованном для решении проблемы совещании.

Чем меньше совещаний - тем лучше

Читая эту главу, в первую очередь вспомнила чиновников. Эти несколько страниц были бы для них очень полезны. Вероятность того, что госслужащие, а особенно руководители госорганов, читают бизнес-литературу, довольно низкая. И очень жаль. Глисон приводит пошаговую инструкцию того, как лучше проводить совещания.

Вывод из этой главы такой: лучшее совещание - то, которое вообще не провели. Как работать эффективно без совещаний или с минимальных их количеством? 11-я глава книги "Работай меньше, успевай больше" - вам в помощь.

Приятного чтения!