При направлении работника в командировку (приказ о командировании с 19 по 24 сентября) в связи с отсутствием прямых авиарейсов до место назначения был запланирован маршрут Салехард-Тюмень-Новосибирск-Тюмень-Салехард,при возвращении из командировки сдан авансовый отчет, работником покупались билеты на самолет по указанному маршруту, но по возвращении из командировки, сотрудник прилетел в Тюмень 22 числа в вечернее время, а в Салехард вылетел только 24 числа (в пределах командировочного срока) по причине отсутствия билетов на 23 число. Необходимо ли в бухгалтерию организации предоставлять какие-либо документы, подтверждающие отсутствие билетов на 23 число и правомерно ли взыскание стоимости обратного перелета из командировки с сотрудника, если он не подтвердит отсутствие билетов на 23 число?

Ответ

Если сотрудник вернулся из командировки в пределах сроков командировки, то оснований для подтверждения отсутствия билетов и удержания стоимости билет, нет.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

«Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

 авансовый отчет и подтверждающие документы к нему - подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;*

 ксерокопии загранпаспорта - с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение».

«Налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д. При этом вид общественного транспорта (самолет, поезд и т. д.) и уровень обслуживания в нем (бизнес-класс, вагоны повышенной комфортности и др.) не важны*. Такие выводы есть в письме Минфина России от 10 июня 2016 № 03-03-06/1/34149.

Даже если по расходам на проезд нет оправдательных документов, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: как учесть при расчете налогов и взносов расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

Расчет налога на прибыль и НДФЛ зависит от обстоятельств. Если сотрудник вернулся из служебной поездки значительно позже (например, провел в месте командировки отпуск), не учитывайте расходы на билет при расчете налога на прибыль и удержите с них НДФЛ. Страховые взносы с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд не начисляйте.

Налог на прибыль

Затраты на обратный проезд включите в состав расходов, только если отклонения в датах небольшие и более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя. В нем надо указать целесообразность выбытия в более раннюю или позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).*

Приказ директора поможет обосновать расходы, например, в ситуации, когда командировка закончилась в последний рабочий день недели, а сотрудник вернулся из нее в один из ближайших выходных. Например, остался в месте командировки на субботу и воскресенье.

Не включайте затраты на проезд в расходы, если сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки. Если сотрудник вернулся домой только после отпуска, расходы на оплату его билета экономически необоснованны. В этом случае получается, что организация оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки. Ведь командировка закончилась в последний день перед отпуском (письма Минфина России от 21 октября 2016 № 03-03-06/3/61516 и от 20 ноября 2014 № 03-03-06/1/58868).

Главбух советует: есть аргументы в пользу того, что расходы на возврат из командировки после отпуска можно учесть при расчете налога на прибыль. Они пригодятся, если вы готовы судиться

Работодатель должен компенсировать сотруднику расходы на проезд в командировку и обратно (ст. 168 ТК РФ). Делать это нужно независимо от того, сколько времени сотрудник провел в месте назначения и при каких условиях он вернулся. В законодательстве нет требования о том, что дата обратного билета должна точно совпадать со сроком окончания командировки.

Расходы на проезд сотрудника из места командировки уменьшают базу по налогу на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти расходы экономически обоснованны, так как организация оплачивает их в своих интересах, а не в интересах сотрудника. Точно такие же расходы она бы заявила, если бы сотрудник вернулся домой сразу после служебной поездки. Поэтому расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, который подтвердил целесообразность затрат).

Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 11 августа 2014 № 03-03-10/39800, от 26 августа 2013 № 03-03-06/1/34813, ФНС России от 20 августа 2014 № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»). Аналогичная позиция приведена в постановлении ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 № Ф09-3838/07-С2».

Минфин России в ответе на обращение налогоплательщика разъяснил, что оплата проезда сотрудника из командировки к месту работы, если он обратно не вернулся, а ушел в отпуск, не является экономически оправданной и не может быть включена в состав затрат, снижающих налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 21 октября 2016 г. № 03-03-06/3/61516 " ").

В рассмотренном примере после выполнения служебного поручения сотрудник из командировки не вернулся, а остался в том же месте для проведения отпуска. В этом случае днем окончания командировки следует считать последний день перед отпуском, уточнили финансисты. Следовательно,расходы по оплате его проезда к постоянному месту работы не отвечают критериям признания расходов, предусмотренным . Организация в данном случае оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из служебной командировки. Соответственно, компания не вправе учесть указанные расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Отметим, что ранее Минфин России занимал противоположную позицию, полагая, что если работник с разрешения руководителя организации остался в месте командировки, используя выходные дни, либо выехал к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Соответственно, эти затраты можно учесть в расходах по налогу на прибыль ().

Можно ли возместить стоимость проезда сотрудника к месту командировки и обратно на такси, узнайте из материала "Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли" в "Энциклопедии решений. Налоги и взносы" интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (). Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ().

Вместе с тем, при исчислении налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ). При этом, расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (). Расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией продукции ().

Понятие «однодневной» или «многодневной» командировки законодательно не определено. При этом однодневная командировка предполагает выезд и возвращение из нее в течение календарных суток. Однако работник может быть командирован на несколько дней и иметь возможность ежедневно возвращаться домой (к месту жительства (пребывания)).

Организация обязана выплатить работнику суточные в следующих размерах (п. 3 части второй ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК); п. 1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее - постановление № 48)):

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 ТК).

Следовательно, для решения вопроса о том, является командировка однодневной либо нет, надо обратить внимание на цель командировки (служебное задание), а также на период выполнения работы, определенный нанимателем в задании.

Так, если работнику дается поручение «осуществить выкладку товара» и срок командировки в задании определен как один день, такая поездка будет признаваться однодневной командировкой. Если же при прочих равных условиях срок командировки в задании указан 2 дня, то такая командировка считается многодневной, несмотря на возможность работника ежедневно возвращаться к месту жительства (пребывания).

Оценку того, является ли расстояние незначительным, и решение вопроса о возможности ежедневного возвращения работника к месту жительства (месту пребывания) организация осуществляет с учетом:

Расстояния;

Условий транспортного сообщения;

Характера выполняемого задания;

Необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 3 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).

Решение о ежедневном возвращении работника к месту жительства (месту пребывания) необходимо оговорить в приказе (распоряжении) о командировании работника.

Пример 1

Работник командирован из г. Минска в г. Вилейку на неполный рабочий день, откуда согласно приказу нанимателя он должен вернуться к месту своей постоянной работы.

Так как продолжительность однодневной командировки по времени (в часах) законодательством не установлена, данная командировка признается однодневной. Работнику полагается выплатить суточные за 1 день командировки в размере 3,50 руб. (абзац третий п. 1 постановления № 48).

Пример 2

Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Дзержинск сроком на 5 дней с ежедневным возвращением в г. Минск.

Работнику необходимо выплатить аванс на расходы по проживанию вне места жительства (суточные) в размере 17,50 руб. (3,5 руб. × 5 дней).

При этом важно помнить об еще одном особом случае - когда работник командируется в день возвращения из предыдущей командировки. В такой ситуации оплату расходов за данный день следует производить в соответствии с абзацем вторым п. 1 постановления № 48.

Пример 3

Работник направляется в командировку на 2 дня в г. Дзержинск - 4 и 5 сентября. После возвращения из командировки 5 сентября работник в этот же день в связи с производственной необходимостью направляется в г. Витебск на 3 дня, с 5 по 7 сентября.

За 5 сентября работнику суточные должны быть выплачены по нормам возмещения расходов по командировкам в пределах Республики Беларусь, а именно в размере 7 руб.

Работник может задержаться в месте командировки на выходные или для проведения отпуска. Либо, не возвращаясь домой, сразу уехать к месту отдыха. Можно ли в налоговом учете признать расходы на такие командировки?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). С согласия непосредственного руководителя или генерального директора организации работник вправе объединить командировку и свой отпуск. Так, он может выехать к месту назначения до начала командировки и провести там отпуск или выходные. Или, наоборот, по окончании служебной поездки не возвращаться к месту работы и остаться на отдых в городе, куда был направлен.

В указанных случаях дата одного из проездных билетов (к месту назначения или обратно) будет отличаться от даты начала или окончания командировки, указанной в командировочном удостоверении. Этот факт налоговики нередко используют в качестве основания для исключения стоимости такого билета из командировочных расходов. Кроме того, они требуют удержать НДФЛ со спорной суммы, если она была возмещена работнику.

Однако есть аргументы, которые могут переубедить инспекторов. Также эти доводы пригодятся организации для защиты своих интересов в суде.

Ситуация первая - работник задержался в месте командировки для отдыха
Налог на прибыль. Днем окончания командировки в таком случае является последний рабочий день, предшествующий отпуску. Получается, что дата обратного билета приходится не на время служебной командировки, а на период очередного отпуска работника. Несмотря на это, организация-работодатель вправе включить стоимость обратного билета в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (см. врезку на с. 57). Но правильность своей позиции ей скорее всего придется доказывать в суде. Для этого можно воспользоваться следующими аргументами.

Прежде всего нужно обратить внимание суда на то, что независимо от срока пребывания сотрудника в месте командировки работодатель обязан возместить ему все расходы на проезд в обе стороны. Данное требование закреплено в статье 168 ТК РФ и пункте 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение).

Тот факт, что работник возвращается из места командировки позднее, в большинстве случаев не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд. Ведь данные расходы все равно возникли бы у организации, даже если бы сотрудник не оставался в месте командировки на время отпуска. Следовательно, компания, возместившая работнику стоимость проезда, не завысила величину командировочных расходов.

Кроме того, в Налоговом кодексе не содержится условия о том, что стоимость обратного билета можно включить в состав командировочных расходов, только если дата этого билета и дата окончания командировки совпадают (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Минфин России согласен, что у организации все равно возникли бы затраты на оплату проезда командированного сотрудника из места командировки к месту его постоянной работы. При этом время, проведенное работником в месте назначения, и причины его задержки роли не играют. Такой вывод содержится в письмах этого ведомства от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 26.03.09 № 03-03-06/1/191 .

Однако специалисты Минфина России отмечают, что более поздний отъезд работника из места командировки должен быть разрешен руководителем. Подобное разрешение можно оформить отдельным приказом или распоряжением генерального директора организации либо включить его в приказ о направлении работника в командировку. Примерная формулировка: «Разрешить Н.П. Кузнецову по окончании служебной командировки не возвращаться в г. Нижний Новгород и задержаться в г. Астрахани на 10 календарных дней для проведения очередного оплачиваемого отпуска. Бухгалтерии компенсировать Н.П. Кузнецову стоимость проезда от места командировки к месту постоянной работы (из Астрахани в Нижний Новгород) согласно представленному авансовому отчету и обратному билету».

Арбитражные суды, как правило, соглашаются, что расхождение в датах на командировочном удостоверении и билете не является препятствием для признания расходов на служебные поездки. Ведь такое требование не предусмотрено нормами НК РФ. Примеры подобных судебных решений — постановления ФАС Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2 и от 04.05.07 № Ф09-3119/07-С2 . 

Таким образом, если организация готова судиться, у нее достаточно высокие шансы выиграть в суде.

Менеджер ООО «Компания» (г. Москва) С.А. Герасимов в период с 29 по 31 августа 2011 года находился в служебной командировке в г. Калининграде. По окончании командировки он остался в Калининграде еще на две недели (с 1 по 14 сентября) для проведения очередного оплачиваемого отпуска. На это имеется разрешение генерального директора ООО «Компания», отраженное в приказе о направлении работника в командировку. Обратный авиабилет по маршруту Калининград — Москва датирован 14 сентября 2011 года. Работник вышел на работу из отпуска 15 сентября и в тот же день представил авансовый отчет по командировке. Стоимость авиабилета в обе стороны (туда и обратно) составила 6800 руб. (НДС не выделен).

Работник задержался в месте командировки с разрешения генерального директора компании. Поэтому организация компенсировала работнику всю стоимость проезда в оба конца (по маршруту Москва — Калининград — Москва). В сентябре 2011 года она включила в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, 6800 руб. 1 Возмещение работнику других видов расходов (стоимости проживания в месте назначения, суточных и др.), связанных с командировкой, в данном примере не рассматривается.

Налог на доходы физических лиц. Сумма возмещения работнику расходов на проезд до места командировки и обратно не является его доходом и не облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В Налоговом кодексе нет условия о том, что указанное правило действует только в тех случаях, когда дата окончания командировки и дата обратного билета совпадают.

Тем не менее Минфин России считает, что при несовпадении указанных дат нужно принимать во внимание, на сколько эти даты различаются. Если работник остался в месте командировки лишь на несколько дней, например на выходные или праздничные дни, возмещение организацией стоимости обратного билета не приводит к возникновению у него дохода, облагаемого НДФЛ. Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111 .

Другая ситуация — время пребывания работника в месте командировки значительно превысило срок, установленный в приказе о направлении его в служебную поездку. Самый распространенный пример — работник остался в месте назначения для проведения отпуска. Минфин России убежден, что в этом случае сотрудник, которому работодатель компенсировал стоимость обратного билета, получил доход в натуральной форме (письма от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).

Сумма такого дохода равна стоимости проезда от места проведения отпуска до места постоянной работы, включая НДС (п. 1 и подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). С этой суммы организация обязана удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ).

Арбитражные суды придерживаются иного мнения. Они считают, что возмещение работодателем стои- мости проезда к месту командировки и обратно ни при каких обстоятельствах не может быть признано доходом работника (постановление ФАС Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2). Сумма такого возмещения не облагается НДФЛ на основании абзаца 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ. При этом причины и продолжительность задержки сотрудника в месте командировки значения не имеют.

Продолжим рассмотрение предыдущего примера. С.А. Герасимов, менеджер ООО «Компания», является налоговым резидентом РФ.

Следуя разъяснениям Минфина России, компания признала стоимость обратного авиабилета доходом командированного сотрудника, полученным им в натуральной форме. Сумма указанного дохода составила 3400 руб. (6800: 2), НДФЛ с него — 442 руб. (3400 руб. × 13%). Таким образом, организация выплатила работнику 6358 руб. (6800 - 442).

Ситуация вторая — работник выехал к месту командировки до ее начала
Налог на прибыль. В этом случае днем начала командировки считается первый рабочий день, в который сотрудник должен был приступить к выполнению своих обязанностей. Однако дата проездного билета к месту командировки не совпадает с датой ее начала. Поэтому у работодателя могут возникнуть проблемы с признанием стоимости такого билета в налоговом учете.

Как и в предыдущей ситуации, организация вправе включить стоимость проезда к месту командировки в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. При этом более ранний отъезд работника к месту назначения должен быть санкционирован руководителем компании. Но даже при наличии такого разрешения организация не застрахована от претензий налоговиков. Скорее всего, защитить свою позицию она сможет только через суд. Аргументы, которые помогут компании в судебном процессе, приведены выше.

Налог на доходы физических лиц. Учитывая мнение Минфина России, работодателю безопаснее удержать НДФЛ со стоимости проезда к месту командировки, если до ее начала сотрудник провел в этом месте отпуск и не возвращался к месту постоянной работы. Естественно, речь идет о тех случаях, когда организация компенсирует работнику полную стоимость проезда в обе стороны (письма Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).

Допустим, сотрудник выехал к месту командировки раньше лишь на несколько дней. Например, командировка начинается с понедельника, но с разрешения руководителя работник уехал в пятницу, чтобы провести в месте назначения выходные дни. В этом случае стоимость проезда к месту командировки, компенсированная сотруднику, не является его доходом. Значит, с этой суммы организация не обязана удерживать НДФЛ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 .

Ситуация третья — работник отозван из отпуска и отправлен в командировку
Бывает, организация вызывает работника до окончания его отпуска для того, чтобы срочно направить в служебную командировку. В подобной ситуации сотрудник обычно не возвращается домой, а сразу из места, где он отдыхал, уезжает в командировку. Нередко после выполнения служебного задания он снова возвращается к месту проведения отпуска.

Налог на прибыль. В указанных случаях пункт отправления в служебную поездку или пункт прибытия из нее, а зачастую оба пункта не совпадают с местом постоянной работы командированного сотрудника. На этом основании инспекторы исключают расходы на его проезд. Причем они ссылаются на пункт 4 Положения. В названном пункте говорится, что днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника. Днем приезда из командировки является дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Однако независимо от того, откуда работник выехал к месту командировки и куда вернулся, работодатель обязан возместить ему все расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения). А сумму возмещения он вправе включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Ведь очевидно, что работника досрочно отозвали из отпуска, так как на то имелась производственная необходимость. Более того, в Налоговом кодексе нет условия о том, что для признания расходов на проезд к месту командировки и обратно пункт отправления и пункт прибытия должны совпадать с местом постоянной работы командированного сотрудника.

Минфин России подтвердил, что при отзыве сотрудника из отпуска организация может включить в расходы стоимость его проезда из места проведения отпуска к месту командировки и обратно (письма от 08.12.10 № 03-03-06/1/762 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545). Ведь такие расходы возникают у работодателя вне зависимости от места, где находился работник непосредственно перед началом командировки.

Отметим, если расходы на проезд работника из места отпуска к месту командировки существенно превышают стоимость билета на проезд туда же от места постоянной работы, налоговики могут исключить сумму превышения из расходов. В подобной ситуации организации скорее всего придется обращаться в суд.

У компании должен быть приказ о досрочном вызове работника из отпуска с указанием причин отзыва, а также приказ или распоряжение о направлении его в командировку. В данном приказе или распоряжении можно указать, что организация возмещает сотруднику все расходы на проезд от места отдыха к месту командировки, а при необходимости и обратно к месту продолжения отпуска. Полный перечень документов, необходимых для подтверждения командировочных расходов, приведен во врезке выше.

Налог на доходы физических лиц. Поскольку работника отзывают из отпуска по производственной необходимости, он не получает экономической выгоды от возмещения работодателем стоимости проезда к месту командировки и обратно к месту отдыха.

Значит, стоимость проездных билетов, которую организация компенсировала сотруднику, не нужно включать в его доходы и удерживать с нее НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 08.12.10 № 03-03-06/1/762 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545

Обратите внимание

Документы, без которых нельзя учесть расходы на командировки

Примерный перечень документов, которые необходимы для признания командировочных расходов в налоговом учете, содержится в письмах Минфина России от 19.11.09 № 03-03-06/1/764 и от 14.09.09 № 03-03-05/169 , а также в письме ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890 . В число обязательных документов включены:

—авансовый отчет командированного работника, который должен быть утвержден руководителем организации. Этот отчет составляется по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55);

—командировочное удостоверение по форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Удостоверение не нужно оформлять, если работник направлен в командировку за пределы РФ (п. 15 Положения). Исключением из этого правила являются поездки в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительст-венные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы. В случае командировки в такие страны СНГ командировочное удостоверение нужно выписывать;

—документы о фактических расходах на наем жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно;

—документы об иных расходах работника, связанных со служебной поездкой.

Наличие других документов, которые составляются в связи со служебной командировкой, не является обязательным для признания расходов на нее в налоговом учете. К таким документам Минфин России и ФНС России, в частности, отнесли:

—приказ или распоряжение о направлении работника в командировку (формы №  Т-9 или Т-9а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1);

—служебное задание на командировку по форме № Т-10а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1);

—отчет сотрудника о выполненной в командировке работе (краткий отчет предусмотрен в форме № Т-10а, подробный отчет составляется в произвольной форме).

Несмотря на разъяснения контролирующих ведомств, рекомендуем оформлять и те документы, которые отнесены к необязательным. Ведь их наличие поможет организации обосновать необходимость поездки и, значит, подтвердить экономическую целесообразность затрат на нее.

Это особенно актуально, когда по итогам командировки не было получено конкретного результата. Пример — работник направлен в другой город для поиска клиентов, но вернулся, так и не заключив ни одного договора. Без служебного задания на командировку и отчета работника организация не сможет обосновать расходы на такую поездку/

Вайтман Е. В., эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Сотрудник был в Италии в командировке (по приказу - на 3 дня). Потом он остался в Италии в очередной отпуск и вернулся через неделю (есть отметка в паспорте о возвращении и обратный билет). Если бы сотрудник не остался в отпуск, суточные начислялись бы следующим образом: за 2 дня - по нормам для Италии и за 1 день - по нормам для России (день возвращения). А в данном случае получается, что суточные надо начислять за 3 дня по нормам для Италии. Как начислять суточные? Какой день будет считаться днем пересечения границы для въезда в Россию, чтобы правильно определить размер суточных?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для командировок в пределах РФ, организации целесообразно отталкиваться от общих норм Положения N 749, регулирующих порядок определения даты пересечения государственной границы. Исходя из этого документа получается, что хотя бы за один день командировки (за день возвращения из нее на территорию РФ) суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России.

Несмотря на то, что Ваш сотрудник в день окончания командировки не возвращается в РФ, а продолжает находиться за рубежом в очередном отпуске, считаем, что в целях избежания налоговых рисков за этот последний день суточные следует начислять исходя из норм, предусмотренных для командировок по РФ.

Обоснование вывода:

Согласно ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. Организации и учреждения всех форм собственности руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

Согласно п.п. 17, 18 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Также можно воспользоваться совместными разъяснениями Минтруда и Минфина России (письмо от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу"). Там сказано, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах РФ. Дату фактического пересечения границы после возвращения командированного можно проверить по отметкам в загранпаспорте.

Таким образом, получается, что хотя бы за один день командировки - за день возвращения из нее на территорию РФ - суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России.

Пример:

Работник выезжал в командировку на территорию Германии 10 ноября 2011 года, а вернулся 12 ноября 2011 года. Самолет вылетал из РФ 10 ноября 2011 года в 23:45. Отметка паспортного контроля о пересечении границы поставлена 10 ноября 2011 года. Значит, за этот день работнику уже полагались "заграничные" суточные. И это несмотря на то, что работник провел его на территории РФ. Даже если работник вернулся из командировки в 23:59 12 ноября 2011 и у него в паспорте стоит отметка о въезде на территорию РФ именно 12 ноября 2011, то за этот день он получит "российские" суточные, опять же несмотря на то, что почти весь этот день провел на территории Германии.

Если работник выезжает в командировку на несколько дней раньше ее начала или остается в месте командирования после выполнения служебного задания для проведения отпуска или на выходные, суточные за это время работнику не выплачиваются.

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Вариант N 1. Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для загранкомандировок.

Многие работодатели оплачивают работникам суточные за день возвращения из командировки в повышенном "российском" размере (например из расчета норматива по заграничной командировке в пересчете на рубли). Соответствующие положения должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах или коллективных договорах.

Поскольку по расходам, учитываемым в целях налогообложения, специальных нормативов не предусмотрено, то и "повышенные" суточные за день возвращения из командировки могут быть учтены в расходах. Конечно, при условии, что именно такой порядок их оплаты принят в организации.

Страховыми взносами выплачиваемые суммы также не будут облагаться (п. 1 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.10 N 2538-19).

Обратите внимание, что в отношении НДФЛ ситуация иная.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлен предельный размер суточных, не подлежащих обложению НДФЛ:

700 руб. - за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

2500 руб. - за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Так как день возвращения из командировки признается днем нахождения работника на территории РФ, то норматив необлагаемых суточных за этот день всего лишь 700 руб. На этот нюанс неоднократно обращало внимание финансовое ведомство. Так, в письмах Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140 указано, что при определении суммы суточных при направлении работников организации в заграничные командировки, освобождаемых от налогообложения, суточные за последний день командировки принимаются в размере 700 рублей.

Суточные, выплаченные работнику сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ.

Таким образом, финансовое ведомство настаивает на том, чтобы в целях исчисления НДФЛ последний день командировки в любом случае считался днем нахождения на территории РФ.

Вариант N 2. Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для командировок в пределах РФ.

В таком случае полагаем, что организации следует отталкиваться от общих норм Положения N 749, регулирующих порядок определения даты пересечения государственной границы. Исходя из этого документа получается, что хотя бы за один день командировки - за день возвращения из нее на территорию РФ - суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России. Поэтому, несмотря на то, что Ваш сотрудник в день окончания командировки не возвращается в РФ, а продолжает находиться за рубежом в очередном отпуске, считаем, что в целях избежания налоговых рисков за этот последний день суточные следует начислять исходя из норм, предусмотренных для командировок по РФ.

В противном случае размер суточных, начисленных сотрудникам, возвращающимся из загранкомандировки сразу после выполнения служебного задания, будет отличаться от размера суточных, сотрудникам, продолжающим после выполнения служебного задания находиться на территории иностранного государства в отпуске.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
, советник налоговой службы II ранга Остафий Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.