1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции, права и ответственность кадровой службы, а также взаимоотношения службы с другими подразделениями предприятия.

1.2. Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением, создается и ликвидируется по решению руководителя предприятия.

1.3. Кадровая служба непосредственно подчинена руководителю предприятия (возможно подчинения одному из заместителей руководителя предприятия).

1.4. Структура, штаты, это Положение, должностные инструкции работников службы утверждаются руководителем предприятия в установленном порядке.

1.5. Кадровая служба в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Украины, уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами и стандартами документационного обеспечения управления, другими нормативными документами, распоряжениями руководителя предприятия и настоящим Положением.

1.6. Кадровую службу возглавляет ______________________________________________________.

(название должности согласно Классификатору профессий ДК 003:2005)

1.7. На период отсутствия руководителя кадровой службы (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) его обязанности исполняет заместитель руководителя кадровой службы.

1.8. Все работники кадровой службы назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем предприятия в порядке, предусмотренном правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством.

1.9. Кадровая служба организует свою работу на основе единоличности с установлением персональной ответственности должностных лиц службы за состояние дел на порученном участке работы, выполнения ими определенных задач и функций.

Единоличность сочетается с коллегиальным обсуждением вопросов, входящих в компетенцию службы.

1.10. Кадровая служба имеет свою круглую печать с указанием своего названия и названия предприятия и штампы, необходимые для работы.

1.11. Изменения и дополнения к настоящему Положению разрабатываются руководителем кадровой службы, согласовываются с руководителями подразделений, с которыми взаимодействует кадровая служба, вносятся на основании приказа руководителя предприятия.

2. ЗАДАЧИ

Основными задачами кадровой службы являются:

2.1. Осуществление мероприятий по подбору и расстановке персонала, изучение соответствия их деловых и моральных качеств работе по профессии, должности.

2.2. Создание резерва для выдвижения на руководящие должности и должности специалистов ключевых участков управления и производства.

2.3. Организация работы по подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников, проведение аттестации руководящего состава и специалистов предприятия, внедрение современных форм работы с персоналом.

2.4. Обеспечение прав, льгот и социальных гарантий работников предприятия.

3. ФУНКЦИИ

С целью выполнения возложенных на нее задач кадровая служба:

3.1. Участвует в работе по прогнозированию и определению потребности в работниках на основе планов экономического и социального развития предприятия.

3.2. Составляет с участием других подразделений текущие (годовые) и перспективные планы комплектования предприятия персоналом с учетом перспектив его развития, изменений состава работников в связи с внедрением новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов, запуском новых производственных объектов и т.д..

3.3. Решает вопросы найма, перевода и увольнения работников, предоставления им отпусков в соответствии с действующим законодательством, инструкциями и положениями.

3.4. Обеспечивает прием на работу молодых специалистов, распределение по подразделениям предприятия с учетом их специальности, осуществляет совместно с другими подразделениями проведения стажировки, контролирует их трудоустройства и использования на должности (рабочем месте).

3.5. Анализирует профессиональный, образовательный и возрастной состав персонала, другие социально-демографические данные для разработки и осуществления мер дальнейшего улучшения качественного состава работников.

3.6. Систематически изучает профессиональные и другие индивидуальные качества работников с целью формирования резерва на руководящие должности и должности специалистов ведущих участков работы, осуществляет мероприятия по обновлению, обучения и использования резерва.

3.7. Составляет ежегодные планы подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников и обеспечивает совместно с другими структурными подразделениями их реализацию.

3.8. Осуществляет организационное обеспечение проведения аттестации работников, разрабатывает меры по реализации решений и рекомендаций аттестационных комиссий, контролирует их выполнение.

3.9. Сотрудничает с другими предприятиями, центрами занятости, кадровыми агентствами, учебными заведениями с целью решения вопросов подбора и обучения персонала.

3.10. В пределах своей компетенции решает вопросы обеспечения соблюдения работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, оформляет документы, связанные с проведением служебного расследования и применением мер дисциплинарного воздействия.

3.11. Принимает участие в разработке структуры предприятия и штатного расписания, контролирует разработку должностных инструкций в структурных подразделениях предприятия.

3.12. Рассматривает материалы и готовит документы для поощрения и награждения работников, ведет соответствующий учет.

3.13. Вычисляет трудовой стаж работников, осуществляет контроль за установлением доплат (надбавок) за выслугу лет (если они предусмотрены положением об оплате труда), обеспечивает предоставление отпусков соответствующей продолжительности, составляет графики отпусков работников предприятия и ведет их учет.

3.14. Осуществляет учет военнообязанных и призывников, бронирование мест для трудоустройства граждан на предприятии (если эти функции возложены на иное структурное подразделение).

3.15. Составляет и представляет в установленном порядке статистическую отчетность по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

3.16. Осуществляет работу, связанную с заполнением, учетом и хранением трудовых книжек и личных карточек (личных дел) работников.

3.17. Оформляет и в установленном порядке представляет в органы пенсионного фонда по месту расположения предприятия документы для назначения пенсий работникам.

3.18. Осуществляет табельный учет (если эта функция не возложена на другое структурное подразделение).

3.19. Оформляет и выдает работникам служебные удостоверения и справки с места работы, оформляет в установленном порядке листки временной нетрудоспособности.

3.20. Рассматривает предложения и жалобы работников, дает разъяснения, ведет прием работников по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

3.21. Систематически проводит разъяснительную работу, связанную с применением законодательства о труде и внутренних организационно-нормативных документов.

4. ПРАВА

Кадровая служба имеет право:

4.1. Проверять и контролировать соблюдение в структурных подразделениях правил внутреннего трудового распорядка, требований законодательства о труде, использование работников в соответствии с их специальности, профессии, квалификации.

4.2. Получать в установленном порядке от должностных лиц предприятия и руководителей структурных подразделений необходимые данные и документы по вопросам, относящимся к компетенции службы.

4.3. Принимать участие в совещаниях и других мероприятиях по вопросам работы с персоналом, проводимых на предприятии, созывать совещания по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

4.4. Вносить руководству предприятия предложения по вопросам совершенствования работы с персоналом, форм стимулирования работников.

4.6. Участвовать в разработке и совершенствовании организационной структуры и штатного расписания предприятия.

4.7. Самостоятельно вести переписку по вопросам отбора, обучения персонала, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию кадровой службы и не требующим согласования с руководителем предприятия.

4.8. Представлять интересы предприятия по вопросам, входящим в компетенцию кадровой службы, в органах государственной власти, а также на других предприятиях, в учреждениях, организациях.

4.9. Вносить предложения о поощрении за успехи в работе и применении мер дисциплинарного воздействия за нарушение работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Кадровая служба несет коллективную ответственность за:

5.1. Несвоевременное и ненадлежащее выполнение возложенных на него задач и функций.

5.2. Неиспользование в полной мере предоставленных ему прав.

5.3. Несоблюдение требований действующего законодательства и внутренних организационно-нормативных документов при осуществлении функций, возложенных на кадровую службу.

5.4. Недостоверность сведений, статистической отчетности и информации по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

Кадровая служба взаимодействует:

6.1. С другими структурными подразделениями предприятия по вопросам:

6.1.1. Получение:

Заявок на работников;

Предложений о поощрении работников;

Материалов по применению к работникам меры дисциплинарного воздействия за нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

Предложений по графику отпусков и конкретных дат предоставления отпусков работникам в соответствии с утвержденным графиком.

6.1.2. Предоставления:

Копий приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

Утвержденного графика отпусков и копий приказов о внесении изменений в график (если такие изменения произошли)

Выписок из плана подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников.

6.2. С бухгалтерией по вопросам:

6.2.1. Получение:

Справок о заработной плате для оформления пенсионных дел;

Сведений для составления и выдачи справок работниками по их требованию о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

6.2.2. Предоставления:

Приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков и поощрения работников;

Проектов приказов о приеме, переводе и увольнении материально ответственных лиц;

Табеля учета рабочего времени (если учет рабочего времени является функцией кадровой службы);

Графика отпусков (приказов о внесении изменений в него);

Листков временной нетрудоспособности к оплате;

6.3. С отделом организации труда и заработной платы по вопросам

6.3.1. Получение:

Штатного расписания;

Расчетов потребности в рабочих и специалистах.

6.3.2. Предоставления:

Сведений о приеме, переводе и увольнении работников;

Информации об учетной численности работников;

Данных о текучести кадров.

6.4. С отделом подготовки персонала по вопросам:

6.4.1. Получение:

Расчетов потребности в квалифицированных работниках по отдельным должностям, специальностям, профессиям;

Информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов.

6.4.2. Предоставления:

Данных о качественном составе руководителей, профессионалов, специалистов, служащих и рабочих;

Предложений по составу квалификационных (аттестационных) комиссий;

Графиков направления работников в учебные заведения повышения квалификации;

Списков работников, обучающихся в учебных заведениях I-IV уровня аккредитации (заочная и вечерняя форма обучения);

Планов проведения занятий, информации о сроках обучения;

Результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб т.д..

6.5. С юридическим отделом (юрисконсультом) по вопросам:

6.5.1. Получение:

Информации об изменениях в трудовом законодательстве, законодательстве о социальном обеспечении, других нормативно-правовых актах;

Разъяснений действующего законодательства и порядка его применения.

6.5.2. Предоставления:

Проектов трудовых договоров, контрактов (если есть основания их применения);

Заявок на поиск необходимых нормативно-правовых актов;

Приказов для визирования.

Руководитель кадровой службы _____________________

«___» ___________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель руководителя предприятия _____________________

«___» ___________ 20__ г.

Руководитель отдела организации труда

и заработной платы _____________________

«___» ___________ 20__ г.

Главный бухгалтер _____________________

«___» ___________ 20__ г.

Руководитель отдела

подготовки персонала _____________________

«___» ___________ 20__ г.

Руководитель юридического отдела _____________________

УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ______________________________ Наименование должности руководителя организации ПРАВИЛА ________ ____________________ __________ N ___________ Подпись Расшифровка подписи ________________________ "___" _________ _____ г. Место составления О кадровой службе

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется руководителю организации (заместителю руководителя).

1.2. В своей деятельности кадровая служба руководствуется законодательством о труде, актами Президента и Правительства, приказами и распоряжениями руководителя организации, а также настоящим положением.

1.3. Кадровая служба работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями организации.

2. ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Основными функциями кадровой службы являются:

2.1. Организация и оформление приема и увольнения кадров, движения кадров.

2.2. Текущее и перспективное планирование потребностей организации в кадрах.

2.3. Систематический анализ профессионального и возрастного состава кадров, выработка практических рекомендаций, анализ кадров по уровню образования.

2.4. Индивидуальное изучение профессиональных, деловых качеств работников организации.

2.5. Организация системы учета кадров, их движения внутри организации, анализ их текучести.

2.6. Организация планирования и проведения аттестации кадров.

2.7. Разработка мероприятий по повышению квалификации кадров.

2.8. Создание кадрового резерва и работа с ним.

2.9. Обобщение передового опыта работы с кадрами и его внедрение.

2.10. Организация обучения руководителей структурных подразделений прогрессивным формам и методам подбора и расстановки кадров.

2.11. Участие в разработке и осуществлении мероприятий плана социально-экономического развития коллектива.

2.12. Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.13. Подготовка документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации.

2.14. Осуществление табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков.

2.15. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка работниками организации.

2.16. Ведение и хранение трудовых книжек, выдача справок о трудовом стаже.

3. РУКОВОДСТВО КАДРОВОЙ СЛУЖБОЙ

3.1. Кадровую службу возглавляет начальник, который назначается и освобождается руководителем организации.

3.2. Начальник кадровой службы:

Руководит деятельностью кадровой службы;

Несет ответственность за ее результаты, состояние трудовой и исполнительной дисциплины;

Утверждает план работы кадровой службы, контролирует его выполнение;

Обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений администрации организации;

Вносит администрации организации предложения об изменении структуры и штатной численности кадровой службы, о назначении и освобождении работников, их аттестации, выдвижении, поощрении и дисциплинарной ответственности;

Определяет содержание и объем функциональных прав и обязанностей сотрудников кадровой службы, организует работу по повышению их квалификации;

В пределах своей компетенции подписывает документы и дает указания по вопросам работы кадровой службы.

4. ПРАВА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

4.1. Кадровая служба организации имеет право:

Принимать непосредственное участие в рассмотрении вопросов, связанных с расстановкой, перемещением и увольнением работников организации;

Проводить проверки в структурных подразделениях организации по состоянию работы с кадрами;

Получать от структурных подразделений организации необходимую информацию об условиях труда работников, их быта, текучести кадров, трудовой дисциплины и т.д.;

Вносить администрации организации рекомендации, направленные на сокращение и предупреждение текучести кадров, укрепление трудовой дисциплины, создание стабильных трудовых коллективов и повышение ответственности руководителей за состояние этой работы.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Работники кадровой службы должны строго хранить коммерческую тайну, полученную в результате выполнения ими своих обязанностей.

5.2. Права и социальные гарантии работников кадровой службы обеспечиваются в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

Наименование должности руководителя структурного подразделения ________________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы

"Кадровик.ру", 2014, N 1

Мы открываем новую рубрику, в которой будем рассказывать об основах кадрового делопроизводства. Начнем с вопросов, касающихся кадровой службы - ее создания, нормативного регулирования деятельности, структуры и состава.

В компаниях всевозможных организационно-правовых форм с разной численностью работников, как правило, создается такое структурное подразделение, как кадровая служба. Именоваться оно может отделом (управлением, департаментом, службой и пр.) кадров или персонала либо иным образом, а особенность его в том, что это подразделение самостоятельное и подчиняется руководителю организации или одному из его заместителей (обычно заместителю руководителя по персоналу).

Для функционирования кадровой службы необходим организационно-распорядительный документ, закрепляющий ее статус, место в системе управления предприятием, а также порядок образования, права, обязанности и функции - положение о кадровой службе (подразделении).

Так как положение о структурном подразделении представляет собой документ, имеющий длительный срок действия, к его составлению необходимо подойти ответственно; подробная регламентация должна давать определенный простор деятельности, чтобы в дальнейшем не возникало надобности часто вносить в этот документ изменения (например, четко обозначить численность работников кадровой службы и наименования их должностей).

Положение о кадровой службе (подразделении) должно содержать следующие разделы.

Раздел "Общие положения" определяет:

• место кадровой службы среди других подразделений, ее подчиненность непосредственно руководству организации;
• структуру службы (отделы, секторы, группы), численность ее штата со ссылкой на штатное расписание;
• нормативную базу для деятельности службы (Трудовой кодекс РФ и другие законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, касающиеся организации труда и трудовых правоотношений, законодательно-правовые акты субъектов РФ по данным вопросам, нормативно-методические документы общего действия, правила, инструкции, методические рекомендации учреждений Государственной архивной службы РФ по вопросам документационного обеспечения управления, устав организации, положение о кадровой службе, инструкция по делопроизводству организации; при наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт);
• наименование должности руководителя службы (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования, предъявляемые к его квалификации и стажу работы.

В конце раздела важно указать, что служба имеет печать с обозначением своего наименования.

Раздел "Цели и задачи" конкретизирует цель деятельности кадровой службы, состоящую в реализации кадровой политики, которая направлена на обеспечение организации высококвалифицированными работниками для эффективного выполнения всех стоящих перед ней задач.

Раздел "Функции" - важнейший раздел, содержащий перечень всех выполняемых кадровой службой работ, сгруппированных по задачам:

• составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам;
• создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров);
• подбор кандидатов и ведение резерва;
• отбор на вакантные должности;
• организация и проведение аттестации;
• подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников;
• оформление:

приема на работу;

переводов;

увольнений;

поощрений;

взысканий;

командировок;

отпусков;

трудовых книжек и их учет;

справок, подтверждений места работы и стажа;

служебных удостоверений и т.д.;

• подготовка документов:

для представления к награждениям и поощрениям;

для пенсионного страхования;

для назначения пенсии;

• составление и ведение графика отпусков;
• формирование и ведение личных дел работников;
• анализ текучести кадров;
• ведение:

установленной отчетности;

учета личного состава;

табельного учета;

• контроль соблюдения трудовой дисциплины.

Раздел "Права и ответственность" может включать перечисление следующих прав:

• запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках;
• требовать в установленных случаях представления документов (например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т.д.);
• вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам;
• решать в пределах своей компетенции вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности;
• давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров, и т.д.

Раздел "Руководство" устанавливает наименование должности руководителя кадровой службы, его права, обязанности и персональную ответственность за выполнение всех видов работ, закрепленных положением о подразделении.

Раздел "Взаимоотношения (служебные связи)" регламентирует, с какими отделами и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба. Например , она взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров:

• с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда: кадровая служба обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, поскольку на их основе производятся расчет и выдача причитающихся работнику сумм;
• с юридической службой (юрисконсультом) - по сложным вопросам трудовых взаимоотношений;
• со службой делопроизводства - по вопросам документирования и организации работы с документами;
• с отделом автоматизации (IT-подразделением) - по поводу использования в работе компьютерных технологий и др.

Внешние связи, которые кадровая служба постоянно осуществляет наряду с внутренними (отделы социального обеспечения, службы занятости, миграционные службы, военкоматы и т.д.), тоже должны быть регламентированы в положении.

Раздел "Организация работы" может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании. Если деятельность специалистов кадровой службы имеет особенности (ненормированный рабочий день, командировки и пр.), это необходимо отразить. Можно также включить в раздел и порядок реорганизации службы в случаях изменения организационных условий и пр.

Положение действует до замены его новым. Оформляется оно на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем предприятия.

Положение о подразделении кадровой службы - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего подразделения, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности. Как и положение о кадровой службе, положение о структурном подразделении относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.

Общий порядок разработки положения о подразделении кадровой службы в основном соответствует рассмотренному выше. Разработка положения производится в соответствии с решением руководителя кадровой службы и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

После утверждения руководителем кадровой службы документ регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии. С утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Требования к оформлению и изложению текста документа аналогичны рассмотренным выше. Примерный текст положения о подразделении кадровой службы представлен ниже.

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)

В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПОДГОТОВКИ КАДРОВ I.

Общие положения 1.1.

Настоящее положение разработано в соответствии с... (Указать основание со ссылкой на дату и номер соответствующего решения: приказа, поручения и т.д.) 1.2.

Настоящее положение регулирует повседневную деятельность отдела подготовки кадров... (указать наименование кадровой службы предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами (далее - кадровой службы предприятия)) и устанавливает: 1.2.1.

Организационно-правовой статус отдела подготовки кадров (далее - отдела). 1.2.2.

Перечень функций и задач отдела в области организации подготовки кадров. 1.2.3.

Полномочия отдела, а также порядок его взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) службы и предприятия по вопросам кадровой работы. 1.2.4.

Ответственность отдела за ненадлежащую организацию подготовки кадров. 1.2.5.

... (Другое - указать конкретно.) 1.3.

Отдел подготовки кадров - подразделение кадровой службы предприятия, предназначенное для реализации задач по подготовке необходимого количества сотрудников требуемых специальностей и квалификации, их адаптации и мотивации. Для обеспечения повседневной деятельности отдел имеет печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к кадровой службе предприятия (на правах одного из ее подразделений), а также штампы установленного предприятием вида.

Целью деятельности отдела является организация подготовки необходимого количества сотрудников требуемых специальностей и квалификации, их адаптации и мотивации. 1.5.

Непосредственное руководство отделом осуществляет его заведующий, являющийся прямым начальником всех сотрудников отдела. Заведующий отделом подчиняется директору кадровой службы, назначается на должность и освобождается от должности приказом (распоряжением) заместителя генерального директора по представлению аттестационной комиссии предприятия. 1.6.

В интересах надлежащей организации работы в составе отдела формируются группы и иные самостоятельные участки. Организационная структура, а также квалификационно-численный состав отдела ежегодно устанавливаются директором кадровой службы по представлению заведующего отделом (приложение N 1 к положению). 1.7.

В своей повседневной деятельности отдел руководствуется: 1.7.1.

Организационно-распорядительными актами территориальных и отраслевых (ведомственных) органов управления, по отношению к которым кадровая служба занимает подчиненное положение. 1.7.2.

Локальными нормативными актами предприятия по вопросам организации кадровой работы. 1.7.3.

Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации подготовки кадров. 1.7.4.

Положением о кадровой службе. 1.7.5.

Настоящим положением. 1.7.6.

... (Другое - указать конкретно.) 1.8.

Деятельность групп и иных самостоятельных участков в составе отдела регулируется, помимо перечисленного в п. 1.7, соответствующими регламентами и инструкциями по осуществлению тех или иных составляющих работы по подготовке кадров. 1.9.

Работа сотрудников отдела регламентируется соответствующими должностными инструкциями. 1.10.

Всестороннее обеспечение отдела осуществляется за счет ресурсов службы и предприятия. 1.11.

Нормирование труда сотрудников отдела, расчет их общей численности, а также распределение и постановка заданий осуществляются на основе действующих "Единых норм времени и выработки...", инв. N... (Указать конкретно.) 1.12.

Условия труда сотрудников отдела, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. N... (Указать конкретно.) 1.13.

Порядок оплаты труда сотрудников отдела устанавливается положением о материальном стимулировании предприятия в соответствии с условиями, предусмотренными соответствующими трудовыми договорами. 1.14.

Порядок привлечения сотрудников отдела к дисциплинарной ответственности устанавливается положением о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка предприятия. 1.15.

Положение об отделе утверждается директором кадровой службы по представлению заведующего отделом. Нормы и правила, содержащиеся в настоящем положении, являются обязательными для исполнения всеми подразделениями отдела и его сотрудниками. II.

Очень важным локальным нормативным правовым документом наряду с должностной инструкцией является положение о структурном подразделении. Этот документ определяет порядок создания подразделения, его структуру, задачи, права, обязанности и ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Однако нормативная и методическая база создания положений несовершенна. Законодательством не установлены ни требования к положениям о структурных подразделениях, ни правила их разработки. В силу этого каждый наниматель самостоятельно решает, что и как должно быть отражено в этих локальных нормативных правовых актах.

Создание положения о структурном подразделении регулируют следующие документы :

Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации), утвержденное постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118;

Типовое положение о кадровой службе государственного органа, утвержденное постановлением Минтруда РБ от 26.09.1994 № 101;

Постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 27.12.2005 № 187 "Об утверждении Межотраслевых нормативов численности работников кадровых служб коммерческих организаций".

Положение об отделе кадров - это локальный нормативный правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности.

В законодательстве не закреплен порядок разработки положений о структурных подразделениях, то наниматель самостоятельно определяет такой порядок. На практике разработку Положения об отделе кадров руководитель организации возлагает на начальника отдела кадров, юрисконсульта и делопроизводителя.

Начальник отдела кадров лучше других знает проблемы и задачи, стоящие перед кадровой службой организации, и поэтому может определить, что именно следует включать в документ. Юрисконсульт имеет необходимую правовую грамотность. Он проследит за тем, чтобы содержание локального нормативного правового акта отвечало требованиям действующего законодательства. Делопроизводитель подскажет, как правильно оформить документ, как расположить на нем реквизиты, какие визы собрать до его утверждения.

К аргументам в пользу создания Положения об отделе кадров отнесем следующие :

Во-первых, с помощью Положения об отделе кадров легче организовать работу отдела кадров, ведь в нем заранее прописан весь механизм деятельности отдела;

Во-вторых, другие службы не будут перекладывать на кадровиков свои обязанности: в Положении об отделе кадров можно дать исчерпывающий перечень того, что должны делать кадровые специалисты;

В-третьих, Положение об отделе кадров будет необходимо в случае проверки организации инспекцией по труду.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск (п. 16 Инструкции № 4) .

Срок хранения Положения об отделе кадров зависит от того, передаются ли документы в государственный архив. Для организаций, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, и негосударственных организаций установлен постоянный срок хранения положений о структурных подразделениях. Для организаций, не передающих документы в государственные архивы, установлен 10-летний срок при условии замены новыми (ст. 10 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38) .

Алгоритм разработки Положения об отделе кадров можно представить по шагам .

Этап 1. Инициализация и принятие решения о разработке Положения об отделе кадров:

Шаг 1. Инициализация.

Решение о разработке Положения об отделе кадров принимает руководитель организации:

Во исполнение решения вышестоящего органа управления (власти). Например, решения, предписывающего создание в организации отдела кадров и (или) разработку положения о нем;

В соответствии с документами планирования деятельности организации;

На основании рассмотренного письменного обращения должностного лица организации (например, должностной записки), в компетенции (ведении) которого находятся вопросы кадровой работы.

Положение об отделе кадров обычно разрабатывают и утверждают при создании отдела кадров. Однако, если такой отдел уже создан и успешно функционирует, а документ, регламентирующий его деятельность, так и не был принят, целесообразно это сделать уже в процессе работы отдела кадров.

Шаг 2. Принятие решения о разработке Положения об отделе кадров.

Решение о разработке Положения об отделе кадров оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении) и доводится до сведения соответствующего исполнителя.

Этап 2. Разработка проекта Положения об отделе кадров

Шаг 3. Определение того набора функций, которые обязан исполнять отдел кадров в лице его сотрудников.

Для этого нужно ознакомиться с содержанием Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее - ЕКСД), где отражены все должности работников, обеспечивающих полный цикл работы с кадрами от табельщика до заместителя директора по управлению персоналом .

Шаг 4. Подготовка предварительного варианта текста, его уточнение.

При подготовке проекта Положения об отделе кадров обычно изучаются и учитываются:

Требования законодательства (ЕКСД, в т.ч. общие положения, типовые положения о структурных подразделениях, службах и т.п.);

Внутренние документы организации: организационная и распорядительная документация организации (учредительные документы, штатное расписание, организационная структура и др.), стандарты предприятия, иные локальные нормативные правовые акты, регламентирующие работу с кадрами организации;

Примерные положения.

Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

В унифицированной форме положения о структурном подразделении, включенном в УСОРД, предусмотрена следующая структура положения:

Общие положения;

Основные задачи;

Функции;

Взаимоотношения. Связи.

На практике структуру положения дополняют разделами об ответственности (точнее выделяют соответствующие положения из раздела "Права"), а также о структуре подразделения, если в него входят другие структурные подразделения (например, сектора и т.п.).

Таблица 2 - Возможная структура Положения об отделе кадров

Название раздела	Характеристика раздела
Общие положения	Правовое положение отдела кадров в организации, порядок назначения и освобождения от должности ее руководителя, требования к его квалификации, обязанностям и правам, перечень нормативных правовых актов, которыми руководствуется отдел кадров
Основные задачи	Перечень направлений работы отдела кадров (например, ведение кадровой документации)
Структура отдела кадров	Описание структуры отдела кадров (например, если в состав отдела кадров входят иные подразделения)
	Конкретизация основных задач (например, оформление и учет трудовых книжек, личных дел, выдача справок и копий документов)
	Перечень полномочий, которыми наделяется отдел кадров для нормального выполнения своих функций
Ответственность	Определение ответственности руководителя и сотрудников отдела кадров: за что именно они отвечают
Взаимоотношения. Связи.	Порядок сотрудничества отдела кадров с другими структурными подразделениями (отделом труда и заработной платы, производственным отделом, бухгалтерией, юридической службой и др.)

В Положении об отделе кадров можно закрепить:

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) (п. 15 Инструкции № 4) ;

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя отдела кадров (п. 10 Общих положений ЕКСД, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32) ;

Право иметь и пользоваться печатью (п. 51 Методических указаний № 41) .

Шаг 5. Обсуждение с руководством компании проекта Положения об отделе кадров.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений.

Этап 3. Согласование и утверждение Положения об отделе кадров

Шаг 6. Согласование и при необходимости уточнение.

Вариант 1. В организации нет локальных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок принятия и согласования положений о структурных подразделениях.

В данной ситуации необходимость согласования текста Положения об отделе кадров с кем-то из должностных лиц полностью зависит от решения руководителя организации. Если первое лицо посчитает необходимым, то документ должен быть представлен на одобрение руководителей других структурных подразделений или иных должностных лиц (например, главного бухгалтера, начальника юридического отдела, начальника отдела труда и заработной платы). То есть на одобрение руководителей тех структур, с которыми отдел кадров взаимодействует особенно тесно. В этом случае на документе должна стоять виза согласования должностных лиц.

Вариант 2. В организации приняты локальные нормативные правовые акты, определяющие порядок принятия и согласования положений о структурных подразделениях.

В этом случае согласование производится согласно требованиям локальных актов организации.

Шаг 7. Оформление и представление на утверждение.

При оформлении Положения об отделе кадров следует руководствоваться нормами Инструкции № 4, в частности гл. 5 "Требования к текстам документов" и 6 "Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств". Заметим, положение о структурном подразделении унифицировано и включено в УСОРД (код по ОКУД 0212597002) .

Положения о структурных подразделениях подлежат утверждению (п. 10 Примерного перечня документов организации, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции № 4) .

Положение об отделе кадров может утверждаться 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого Положения об отделе кадров требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением (п. 52 Инструкции № 4) .

Положение об отделе кадров, подлежащее утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Шаг 8. Утверждение и регистрация.

Положение о кадровой службе - это тот документ, который в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации, а потому на нем должен стоять гриф утверждения. Этого вполне достаточно, никаких дополнительных приказов для придания документу юридической силы издавать не нужно. Не нужно принимать и отдельного решения для введения документа в действие. Он вступает в силу сразу же после утверждения руководителем организации.

Утвержденное Положение о кадровой службе регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии, после чего с утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Этап 4. Ознакомление с Положением об отделе кадров

Шаг 9. Ознакомление сотрудников отдела с Положением об отделе кадров.

С Положением об отделе кадров следует ознакомить всех сотрудников отдела кадров. Причем сделать это желательно под расписку при помощи оформления на документе визы ознакомления.

Этап 5. Внесение при необходимости в Положение об отделе кадров изменений и дополнений

Нередко возникает необходимость внести изменения и дополнения в Положение об отделе кадров. Такая необходимость в организации возникает, например, для того, чтобы изменить само название кадровой службы: переименовать отдел кадров в отдел по работе с персоналом. Также для того чтобы добавить кадровой службе новую функцию, например подготовку условий для проведения конкурсного отбора сотрудников.

Заметим, что никакие исправления текста Положения об отделе кадров в принципе невозможны.

Шаг 10. Инициирование внесения изменений и дополнений в Положение об отделе кадров.

Шаг 11. Разработка и согласование проекта изменений и дополнений в Положение об отделе кадров.

Шаг 12. Оформление внесения изменений и дополнений в форме приказа или нового Положения об отделе кадров.